La transformación digital, pilar de los nuevos modelos híbridos de trabajo que se empezarán a acelerar a partir de septiembre, debe integrarse dentro de los proyectos de transformación cultural de las organizaciones. Surgen entonces algunas preguntas que los responsables deben saber afrontar: ¿cómo iniciar un proyecto de transformación digital en recursos humanos?, ¿qué herramientas tenemos a nuestra alcance para asentar estos proyectos?, ¿en qué áreas debemos ser capaces de enfocarnos para desarrollar estos proyectos?
A lo largo de los siguientes puntos analizaremos cómo la tecnología puede influir en las diferentes áreas que son claves a la hora de iniciar un proyecto de digitalización. Por supuesto, no serán las únicas, sin embargo, pudieran ser fundamentales para iniciar y potenciar modelos de trabajo flexibles.
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Herramientas de Comunicación Interna para un modelo híbrido
El confinamiento debido a la crisis del coronavirus puso en jaque nuestra capacidad de colaborar, pero también nos descubiró que existen herramientas que nos ayudan a continuar trabajando y facilitan la comunicación entre todos los miembros del equipo.
En algunos casos, algunas empresas comenzaron a dotar de herramientas de comunicación a los miembros de los equipos, sin tener en cuenta que una herramienta de video reuniones, o el email, no son lo suficiente eficaces para sostener todo un proyecto de comunicación interna. Un buen plan de comunicación debe estar conectado con la filosofía y los objetivos de la organización, para ayudar a todas las personas a saber qué se esperan de ellos y qué pueden esperar de la empresa y de los demás.
Cerca de 7 de cada 10 empresas no han comunicado una visión clara del trabajo posterior a la pandemia. En este sentido, McKinsey publica que se trata de un 68 % y alerta de las consecuencias negativas que ello puede tener para la productividad de los empleados.
Gestión del tiempo en entornos híbridos
Los responsables de Recursos Humanos cuentan ya con determinadas herramientas para desarrollar una gestión del tiempo en equipos distribuidos, enfocadas en tres áreas distintas pero conectadas dentro de la gestión del talento: la gestión de los turnos de los empleados, el control de tareas en remoto, y el registro horario en teletrabajo.
La automatización de la gestión de turnos permite a las organizaciones detectar de manera rápida y eficaz los conflictos de horarios y demás anomalías que pudiesen surgir. Este sistema permite organizar los turnos de los equipos distribuidos. Además, gracias al uso de esta tecnología, el empleado podrá estar al tanto siempre del turno asignado esté donde esté.
Una tecnología de control horario permite que se controlen las pautas de descanso, los horarios y las jornadas pactadas entre la empresa y el empleado, lo que aportaría una información imprescindible en tiempos de teletrabajo.
Además, podemos establecer así ciertos patrones por ausencias recurrentes, ya que las tecnologías de control horario nos ayudarían a controlar la cantidad de horas (incluyendo horas extras) que se dedica al trabajo.
Gestión de tareas en remoto
Estar al tanto de los trabajos realizados por cada empleado regularmente y hacer un seguimiento de todo lo hecho hasta el momento, ha pasado a ser la tarea fundamental de muchos responsables de gestión del talento, especialmente cuando los líderes han tenido que organizar el teletrabajo en su organización.
Estas herramientas de control de tareas permiten abrir espacios donde el responsable del proyecto pueda comunicarse de manera más eficaz y ofrecer un feedback efectivo.
Nuevos espacios de trabajo
De esta manera muchos espacios de trabajo sufrieron modificaciones que van a permanecer para velar por la seguridad de los trabajadores, aprovechando para redefinir las zonas comunes gracias a la oportunidad de reservar espacios en una oficina compartida. Así, el sistema de “Hot Desking” se adapta perfectamente a las nuevas nuevas dinámicas en el lugar del trabajo, consiguiendo esta flexibilidad que demandan los modelos de trabajo híbridos.
Por otra parte, el confinamiento obligó a replantearnos al mismo tiempo los espacios privados una vez tuvimos que trabajar desde casa. Tan sólo con un ordenador y una conexión a internet, muchos empleados tuvieron que hacer frente así a sus responsabilidades.
Procesos de onboarding en virtual
La incorporación de los nuevos trabajadores durante este año se ha vuelto más difícil que nunca. Las empresas han tenido que tirar de ingenio para hacer que esos procesos de onboarding no se vuelvan tan fríos.
La tecnología para realizar procesos de onboarding nos puede ayudar a realizar tareas clave, como la activación de los email de las nuevas incorporaciones, la centralización de la información sobre sus nuevos puestos de trabajo y de sus compañeros, o la generación de notificaciones para los nuevos empleado. Además, las nuevas herramientas permiten establecer una comunicación personalizada por cada persona, gestionar las formaciones específicas, o la posibilidad de automatizar actividades pendientes por realizar.
Los nuevos procesos de selección y reclutamiento para potenciar la Experiencia del Candidato
La tecnología de selección ha ayudado a resolver muchos de los problemas que afrontan los responsables de reclutamiento y selección durante la Pandemia. Las dificultades al tratar de conseguir el mejor talento posible fueron en parte paliadas gracias a los softwares de selección y reclutamiento.
Así, los ATS (Applicant Tracking System) son sistemas diseñados para agilizar al máximo cada proceso de reclutamiento, y son un elemento clave para mantener un equipo distribuido dentro de una cultura de trabajo híbrido.
Un software de reclutamiento con un sistema de multiposting integrado ayuda a Recursos Humanos trabajar simultáneamente con diferentes fuentes de reclutamiento de forma totalmente automatizada. Algunos sistemas incluso ofrecen un portal para el candidato donde pueden seguir manteniendo la relación y la comunicación.
Medir la productividad y la satisfacción laboral
Recursos Humanos cuenta con herramientas para medir la productividad y el bienestar de los empleados en tiempos de teletrabajo.
Una evaluación del desempeño es la forma más objetiva posible de medir y evaluar el trabajo de un empleado durante un período concreto y su contribución a los objetivos de la empresa. Un aspecto que es fundamental cuando los empleados están lejos. Entre sus características cuentan con funcionalidades para diseñar y enviar cuestionarios, crear informes, comparar resultados, o solicitar feedback.
Las encuesta de adaptación al teletrabajo puede ayudar a proporcionar información relevante sobre aspectos emocionales y prácticos del trabajo en remoto, ya que los empleados pueden detectar fallas en los planes trazados que el responsable no ha detectado.
Además, repensar la estrategia de análisis de datos volcando matices necesarios en las métricas (compromiso en el trabajo, rotación, productividad), o establecer algunas nuevas (ROI de actividades en teletrabajo), nos acercará a comprender mejor lo que ocurre en nuestra organización una vez se afronten los cambios culturales y tecnológicos previstos.
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