La figura del teletrabajador cobra cada vez más fuerza dentro de las organizaciones, por lo que se hace necesario contar con una política adecuada que permita mitigar riesgos de compliance y cumplimiento normativo.
Según los últimos datos recogidos por The Adecco Group Institute, el número de teletrabajadores ha pasado de los 3,55 millones en el segundo trimestre de 2020, a los 2,9 millones de trabajadores entre abril y junio de 2021. El avance de la vacunación y sobre todo el fin de las restricciones en materia sanitaria parecen las causas más probables de este cambio.
Sin embargo, a pesar de este retroceso, el teletrabajo planea quedarse y afianzarse como una realidad en el mundo laboral. En este sentido, las organizaciones tienen que saber afrontar con garantías todos los cambios que este nuevo modelo de trabajo va a provocar en el mercado laboral.
Por otra parte, según los datos del Informe de InfoJobs sobre la Vuelta a la Oficina, 1 de cada 4 teletrabajadores dejará su lugar de residencia actual a lo largo del próximo año. Concretamente, un 17% de estos trabajadores afirma que su lugar de residencia cambiará de manera puntual. Tan solo el 7% indica que lo hará de forma permanente.
Con todos estos cambios que afectan a la vida de los empleados y a su experiencia, los departamentos de Recursos Humanos y managers pueden diseñar un plan para los teletrabajadores de la organización. En este sentido, la nueva Ley del Teletrabajo que entró en vigor el pasado 1 de octubre de 2021 se ha convertido en una guía que las empresas pueden seguir a la hora de implementar nuevos modelos de trabajo híbridos
Señalamos ahora algunos aspectos que los responsables de RRHH pueden tener en cuenta a la hora de gestionar el teletrabajo en su organización.
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#1 Conocer en profundidad de qué hablamos cuando hablamos de teletrabajadores
Al menos un 30% de la jornada deberá realizarse dentro de esta modalidad de teletrabajo para que se considere trabajo a distancia. Además, tendrá que realizarse durante un período de tres meses en el caso de contratos a jornada completa.
#2 Diseñar una política de seguridad robusta
La implantación de estos nuevos modelos híbridos de trabajo difícilmente podrán llevar a cabo si las organizaciones no prestan especial atención a aquellos problemas de seguridad que pueden surgir.
De esta manera, tener una política de seguridad robusta donde se contemplen ámbitos como aquellos referentes a
- Atender compromisos regulatorios básicos, como la GDPR o ISO. Los datos sensibles deberán ser tratados de acuerdo a los parámetros y políticas que respondan a la legislación vigente.
- Establecer una política de copias de seguridad y de encriptación clara,
- Reglas de acceso remoto.
- Políticas de seguridad informática.
#3 Gestionar la presencia de los trabajadores
A pesar de que la ley ha introducido nuevas reglas del juego, el registro horario al inicio y la finalización de la jornada sigue siendo obligatorio para el teletrabajador.
Una solución de registro horario adaptado a los dispositivos móviles se adapta perfectamente a los nuevos desafíos de los nuevos modelos de trabajo. En este sentido, estos sistemas no perjudican la flexibilidad horaria de los teletrabajadores, convirtiéndose en sistemas imprescindibles para implementar el teletrabajo en nuestra organización.
#4 Derecho a la desconexión digital.
La nueva directiva establece que la empresa deberá garantizar el cumplimiento del contrato pactado con el trabajador. En este sentido, un software de control horario permite a los responsables gestionar las horas extraordinarias de los teletrabajadores, por lo que se podrá comprobar si éstos han sobrepasado, y en cuanto, las horas pactadas con la empresa.
«Las personas que trabajan a distancia, particularmente en teletrabajo, tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo (…).
Capítulo 3, sección 5, Artículo 18».
#5 Fortalecer la comunicación interna
La mitad de los trabajadores (54%) sostiene que el teletrabajo disminuirá las relaciones entre los empleados, y un 22% indica que empeorará el vínculo empresa-empleado. Son los resultados que arroja el último informe llevado a cabo por Infojobs y que nombramos en párrafos anteriores.
Para contrarrestar en parte estas percepciones, las herramientas digitales han llegado para ayudarnos a resolver los problemas de comunicación interna que pueda tener una empresa.
La tecnología, además, nos permite ir más allá de una comunicación «unidireccional», o de empresa a empleado. Esta nueva tecnología nos ayuda a desarrollar políticas de «escucha activa» donde el empleado se sitúe en el centro junto a todas sus necesidades y problemáticas.
#6 Sanciones
Las empresas que hayan aplicado el teletrabajo en su empresa y no sigan estas recomendaciones pueden estar expuestas a importantes multas. Las infracciones consideradas leves pueden ascender hasta los 750 euros. Las graves, por su parte, escalan de 751 a 7.500 euros, mientras que aquellas catalogadas como muy graves, pueden alcanzar importes de entre 7.501 y 225.018 euros.
#7 Instalación de dispositivos de control
Otro punto polémico que la ley desgrana es la posibilidad por parte de la empresa de instalar dispositivos que sirvan para rastrear el cumplimiento de sus funciones.
En el artículo 22, la ley establece que la organización podrá usar cualquier dispositivo para verificar si el trabajador está cumpliendo o no con sus deberes laborales, siempre y cuando esto no vaya en detrimento de la privacidad y el derecho a la intimidad de los propios trabajadores.
Entrada sobre el registo horario con geolocalización.
«La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales (…) guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad.»
Capítulo 3, sección 4, artículo 22.»
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