Ahora que los equipos están lejos, la gestión del talento se ha convertido en una tarea clave de afrontar para los líderes, puesto que asignar tareas en remoto y llevar a cabo un control de esas mismas tareas realizadas, posibilitará a los responsables mantener una gestión del equipo en estos tiempos de teletrabajo.
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En este artículo exploraremos algunas de las herramientas con las que los responsables cuentan para desarrollar una gestión del tiempo en equipos distribuidos, dentro de un cultura de trabajo híbrido, enfocadas a tres áreas distintas pero conectadas dentro de la gestión del talento: la gestión de los turnos de los empleados, el control de tareas en remoto, y el registro horario en teletrabajo.
Gestión de turnos avanzado
En las empresas existe cada vez más la necesidad de gestionar digitalmente el tiempo de tus trabajadores planificando su turno de trabajo, especialmente en tiempos donde nuestros empleados se encuentran lejos de nosotros. Realizar una gestión de los turnos de los empleados cruzando su calendario con sus ausencias o vacaciones es un procedimiento que conlleva una gran carga administrativa y de tiempo.
Gracias a las nuevas herramientas de Transformación Digital, las empresas pueden realizar una gestión del tiempo de los trabajadores más avanzada; monitorizar las horas de su equipo, visualizar, crear alertas o hacer uso de aquellos indicadores que más les interese analizar. Además, la automatización de la gestión de turnos permite a las organizaciones detectar de manera rápida y eficaz los conflictos de horarios y demás anomalías que pudiesen surgir, como concentraciones de picos de trabajo innecesarios, turnos vacíos, turnos ya asignados, o las ausencias y vacaciones del trabajador que impactan en el turno generado. Estos sistemas permiten que managers y empleados realicen una gestión totalmente descentralizada y autónoma del sistema, posibilitando que además estos puedan estar informados de la programación de turnos de forma instantánea.
Además de las funcionalidades que acabamos de comentar, cruzando el calendario de trabajo del empleado con sus ausencias o vacaciones, el gestor de la planificación de turnos podrá comparar el tiempo real y el teórico de trabajo que corresponden a los empleados, permitiendo, de esta manera, detectar los aspectos que van a impactar a la hora de calcular su nómina (nocturnidades, festivos, horas extras, etc.), gracias a su conexión con otros sistemas de la empresa (programa de nómina o ERP, por ejemplo).
El paso de la gestión administrativa tradicional al uso de las nuevas tecnologías, permite planificar y controlar las ausencias online, estar al tanto de los trabajos realizados por cada empleado regularmente, o realizar un seguimiento del grado de avance en tiempo real de las tareas programadas y de todo el trabajo realizado. Además, los datos necesarios pueden ser gestionados desde el dispositivo móvil, listos para su exportación a otros sistemas de empresa como los anteriormente nombrados.
Con estas herramientas se consiguen distribuir de forma inmediata las tareas y objetivos a alcanzar por el equipo de trabajo, y sus integrantes reciben su programación de forma online. De esta forma se minimizan las cargas administrativas y de gestión, ya que todo el equipo tiene acceso a la información y mayor facilidad a la hora de aplicar nuevas técnicas de trabajo (Agile, Scrum, Design Thinking, etc.).
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Gestión de tareas en remoto
La organización de tareas y proyectos, que tienen un punto de inicio, medio y final claramente definidos, se ha convertido en el primer paso que los líderes se han marcado para comenzar a organizar el teletrabajo en su organización. Estar al tanto de los trabajos realizados por cada empleado regularmente y realizar un seguimiento de todo lo realizado, ha pasado a ser la tarea fundamental de muchos responsables de gestión del talento.
De este modo, el equipo de Recursos Humanos puede llevar un control de las tareas realizadas, incluso establecer un determinado número de las mismas a realizar durante un período de tiempo concreto. Para cumplir este objetivo, el manager o responsable puede echar mano de un gestor de tareas.
En un momento donde nuestros empleados se encuentran más lejos que nunca, generar conversaciones de valor puede establecer la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto. Así, estas herramientas permiten abrir espacios donde el encargado y el responsable del proyecto puedan generar una comunicación más eficaz y ofrecer un feedback efectivo. Todo ello, además, sostenido por un flujo de tareas automatizadas que se apoya en un sistema de roles en función de sus responsabilidades.
Gracias a estos sistemas de gestión de tareas, los flujos de trabajo pueden llegar a convertirse en procesos más dinámicos, ágiles, que te guiarán hasta el éxito del proyecto. Entre los principales flujos de trabajo podemos hablar de algunos ejemplos de ellos (al menos los dos más utilizados).
El flujo de trabajo centrado en principios de productividad personal y lista de pendientes, y basado en el método Kanban, es un sistema que consiste en un tablero dividido en tres columnas diferentes: tareas por hacer, en proceso y terminadas. De una manera visual, cualquier miembro del equipo de Recursos Humanos puede hacerse una idea más completa del estado de un proyecto.
Cada tarea crea una ficha en la que se especifica quién es el responsable, qué debe hacer, además de la fecha límite de entrega del proyecto. A medida que el responsable de la tarea avance en su trabajo, deberá ir pasando por los diferentes estados hasta llegar a la última (tareas terminadas).
En los entornos de flujos de trabajo que se denominan “ágil”, los responsables cuentan con herramientas basadas en estructuras de tareas de proyectos más cortas, llamados “sprints”. Todas esas tareas se guardan en un espacio en “espera”, listo para comenzar a trabajar con ellas en un tiempo determinado. Los integrantes del proyecto podrán generar conversaciones útiles para futuros proyectos, señalando aquello que ha ido bien, o aquello que pudiese mejorarse. De esta manera conseguirás que tu equipo trabaje a través de herramientas concretas metodologías de trabajo ágiles, como Scrum.
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Sistemas de fichaje en remoto
El Real Decreto Legislativo 2/2015, del 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, establece textualmente la obligación del registro de jornada. De esta manera, desde ese momento las empresas tienen la obligación de registrar diariamente el horario de sus empleados, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona.
Actualmente en el mercado existen una serie de herramientas tecnológicas que permiten el fichaje en remoto de los trabajadores en un sistema de teletrabajo. En este sentido, existen métodos muy extendidos, como el reconocimiento por huella dactilar, que permite identificar a los empleados a través de sistemas biométricos. De la misma forma, el reconocimiento de iris o el escáner facial 2D y 3D (en plano o con volumen) funcionan igual que cualquier otro sistema de acceso por huella.
Al mismo tiempo, existen sistemas de identificación mediante contraseñas en dispositivos específicos o tarjetas identificativas., menos invasivos con respecto a la privacidad del usuario.
Todas estas tecnologías, al quedar plasmada la hora de entrada y de salida, los sistemas de fichaje impiden que se vulneren las pautas de descanso y horarios pactados entre el la empresa y el empleado, aportando además información relevante en tiempos de teletrabajo, cuando el trabajador se encuentra lejos de su lugar de trabajo. Además, las tecnologías de control horario nos ayudarían a controlar la cantidad de horas (incluyendo horas extras) que se dedica al trabajo, y poder además establecer así ciertos patrones por ausencias recurrentes gracias a su conexión con el calendario del empleado.
La tecnología detrás de la biometría facial, una de las de mayor desarrollo en el ámbito de recursos humanos, es la inteligencia artificial. Se trata del desarrollo de diversos algoritmos que se programan sobre los datos faciales registrados en una base de datos. Hoy en día esta tecnología es digital y se desarrolla con el uso de computadoras, smartphones y tablets.
El uso de esta tecnología, en un principio gozó de bastante popularidad en países de vanguardia tecnológica como Canadá, Francia, Inglaterra, China y Estados Unidos. Hoy en día, su uso se ha extendido por todo el mundo, al igual que la crítica hacia ella. IBM, Amazon y Microsoft anunciaban con igual propósito, su intención de dar un paso atrás en la comercialización y fabricación de sus sistemas de reconocimiento facial. Las razones son muchas, entre ellas la demostración empírica por parte de algunos estudios (como los trabajos de Joy Buolamwini, Timnit Gebru o Deb Raji) que demostraron que estos sistemas eran mucho menos precisos con los rostros de mujeres negras que con los de hombres blancos, o en este sentido, los sesgos humanos intervinientes en la programación de estos sistemas. Cuestiones éticas que estos sistemas de fichaje obligan a resolver.
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