Notas de gasto: una guía imprescindible

Navegar hoy día por el mundo financiero empresarial y de Recursos Humanos no es tarea fácil, sobre todo cuando se trata de llevar un registro meticuloso de los gastos. Aquí es donde las notas de gasto se convierten en nuestras aliadas, facilitando la administración y organización de cada moneda gastada. Pero, ¿qué es exactamente una nota de gasto y por qué es tan crucial en la gestión de las empresas?

En este artículo, desgranamos todo lo que necesitas saber sobre estas herramientas de gestión de gastos, desde su definición hasta cómo aprovechar la tecnología para optimizar su uso. Si alguna vez te has preguntado cómo estructurar, presentar o incluso digitalizar este proceso (seguro que sí) sigue leyendo y descubre cómo OpenHR puede ser tu solución definitiva en la gestión de gastos.

¿Qué es una nota de gasto y qué elementos tiene?

Una nota de gastos, también conocida como hoja de gastos, informe de gastos o planilla de gastos, es un documento que detalla y registra todos los gastos realizados por un empleado o entidad durante un período de tiempo específico. Este tipo de informes son especialmente útiles en el contexto empresarial para realizar un seguimiento de los gastos incurridos por los empleados en el desempeño de sus funciones. A continuación, se describen algunos elementos comunes que suelen incluirse en una nota de gastos:

Encabezado: Normalmente, contiene información como el nombre de la persona que realiza el informe, la fecha de emisión, el período de tiempo que abarca el informe, y cualquier otra información relevante.
Listado de Gastos: Aquí se detallan todos los gastos incurridos. Puede incluir la fecha del gasto, una descripción del mismo, el monto, y cualquier otro detalle pertinente. Los gastos se suelen clasificar en diferentes categorías, como comidas, transporte, alojamiento, entre otros.
Total: Al final de la hoja de gastos, se suele incluir una sección que muestra el total de los gastos incurridos durante el período de tiempo en cuestión.
Adjuntos: Muchas veces, los responsables y departamentos de recursos humanos requieren que los recibos, facturas u otros comprobantes de gastos se adjunten al informe de gastos para su verificación.
Firma y Aprobación: La nota de gastos suele requerir la firma de la persona que la presenta y, en el contexto empresarial, la aprobación de un supervisor, gerente o departamento de finanzas.

Las notas de gastos son importantes porque ayudan a mantener un registro ordenado y detallado de los gastos, lo cual es útil tanto para el control financiero personal como para las empresas. Además, en el caso de las empresas, estos informes son necesarios para el reembolso de gastos, la elaboración de presupuestos, y para garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos de la organización.

Por esa razón, las notas de gastos son manejadas principalmente por los departamentos de finanzas, recursos humanos o, en algunas empresas, por el departamento de administración.

¿Qué tipos de gastos se incluyen en las notas de gastos de empresas?

Las notas de gastos pueden abarcar una amplia variedad de ítems, dependiendo del propósito del informe y del contexto en el que se utilice. En un contexto empresarial, donde los empleados pueden incurrir en gastos mientras realizan sus labores, aquí algunos de los tipos de gastos más comunes que pueden incluirse en las notas de gastos:

Transporte:

Gastos de avión, tren, autobús o taxi.
Kilometraje por uso de vehículo propio (muchas empresas tienen
una tarifa por kilómetro o milla).
Alquiler de vehículos.
Combustible, peajes y estacionamiento.

Alojamiento:

Tarifas de hotel o posada.
Otros cargos relacionados, como impuestos de alojamiento o tasas de servicio.
Comidas y Alimentación:
Comidas mientras se está de viaje de negocios.
Eventos de trabajo donde se ofrece comida.
Comidas con clientes o proveedores.

Entretenimiento:

Actividades con clientes o socios comerciales, como entradas a eventos, cenas, entre otros (este tipo de gastos a menudo tiene políticas específicas dentro de las empresas).
Material y Suministros:
Compra de material de oficina.
Software o herramientas específicas para un proyecto.
Otros insumos necesarios para el trabajo.

Comunicaciones:

Tarifas de telefonía, tanto local como internacional.
Costes de internet móvil o de acceso en hoteles.

Formación y Desarrollo:

Inscripción en cursos, talleres o conferencias.
Material didáctico o literatura especializada.

Regalos para Clientes:

Detalles o presentes comprados para clientes o socios comerciales.

Otros Gastos:

Cuotas de asociaciones profesionales.
Tarifas y licencias.
Gastos imprevistos relacionados con el desempeño laboral.

Es esencial que, al presentar una nota de gastos, los empleados adjunten los comprobantes correspondientes (como facturas o recibos) para verificar la autenticidad y exactitud de los gastos reportados. Además, es fundamental estar al tanto de las políticas de gastos de la empresa o entidad para asegurarse de que todos los gastos son elegibles para el reembolso y que se ajustan a las normas establecidas.

¿Gestionar tus notas de gastos en Excel? Bueno, hay opciones mejores, pero si quieres te explicamos algunas cosas.

Usar Excel para llevar a cabo las notas de gastos de empresa tiene varias utilidades:

Por una parte, Excel permite estructurar los gastos en columnas y filas, facilitando así la visualización y categorización de los mismos.

Además, puedes personalizar la hoja de cálculo según las necesidades específicas de tu empresa, agregando o eliminando campos según sea necesario.

Por otra parte, Excel es un programa ampliamente utilizado, lo que significa que la mayoría de los empleados están familiarizados con él, facilitando su adopción y uso.

Por último, gracias a sus herramientas de cálculo, Excel permite sumar automáticamente los gastos, reduciendo errores manuales y ahorrando tiempo.

Sin embargo, existen varios inconvenientes que debes de tener en cuenta si quieres usar excel para gestionar tus notas de gastos:

Errores Humanos: Es fácil cometer errores al ingresar datos manualmente, lo que puede resultar en cálculos incorrectos.
Falta de automatización: A diferencia de las herramientas específicas de gestión de gastos, Excel no tiene características de automatización para categorizar gastos o integrarse con sistemas de contabilidad.
Problemas de Control y Seguridad: Las hojas de Excel pueden ser fácilmente editadas o modificadas sin dejar rastro, lo que podría dar lugar a problemas de integridad de los datos.
Dificultad en la Consolidación: Si varios empleados envían sus notas de gastos en diferentes hojas de Excel, consolidar toda esa información en un único informe puede ser laborioso.
Ausencia de Características Avanzadas: Las soluciones de software dedicadas a la gestión de gastos suelen ofrecer características avanzadas como la integración con aplicaciones bancarias, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear recibos, el uso de tarjetas de crédito para pagar directamente, o la aprobación automática de gastos dentro de ciertos límites.

Cómo realizar notas de gastos software de notas de gastos de OpenHR

¿Aún no sabes qué sistema usar para gestionar las notas de gastos de tus empleados? ¿Te lo hemos puesto difícil hasta ahora? No te preocupes, es momento ahora de hablar de soluciones.

OpenHR es una app de notas de gastos que permitirá a tus empleados gestionar todos sus gastos directamente en la plataforma, por lo que ya podrás liberarte de gestionar un montón de papel (el planeta y tu bolsillo te lo agradecerán además).

De esta forma, los empleados podrán escanear sus notas de gatos haciendo una foto de forma sencilla directamente desde su dispositivo móvil. Los responsables, por su parte, podrán aprobar cada uno de los gastos o realizar una aprobación masiva a un grupo de gastos concreto.

La plataforma, por otro lado, te permite personalizar el gasto por grupo de empleados o departamentos aplicando distintos esquemas. Además, con la app notas de gastos de OpenHR podrás exportar la información a tu nómina, o cargar gastos en la aplicación para facilitar la posterior facturación.

¿A qué esperas ya para comenzar?