Para que las empresas funcionen de manera eficiente, es fundamental contar con trabajadores bien organizados y con tareas definidas. La mayoría de las empresas utilizan partes de trabajo diarios como herramienta para registrar las actividades realizadas por sus empleados. Sin embargo, es crucial evitar la pérdida de esta información. Por eso, OpenHR ofrece un software de partes de trabajo que garantiza un registro preciso y seguro de las tareas realizadas por los trabajadores.
Tabla de contenidos
- ¿Qué son los partes de trabajo?
- Propósito y utilidad de los partes de trabajo en el contexto empresarial
- Ventajas de crear partes de trabajo en la nube
- Ejemplo de un parte de trabajo en OpenHR
4.1. Bloques de datos
4.2. Informes sobre partes de trabajo
¿Qué son las partes de trabajo?
Las empresas emplean diversos métodos para recopilar información sobre las actividades y tareas realizadas por su personal. Uno de estos métodos son los partes de trabajo, que permiten almacenar datos y mantener un registro detallado de qué, cómo y cuándo se llevan a cabo las actividades. Los partes de trabajo son ampliamente utilizados en diversos sectores empresariales y resultan especialmente útiles tanto para la empresa como para el cliente, ya que brindan un desglose detallado de las actividades realizadas. En este contexto, es importante destacar la relevancia de los partes de trabajo y examinar en detalle sus ventajas y procedimientos.
Propósito y utilidad de los partes de trabajo en el contexto empresarial
Los partes de trabajo son documentos que contienen información detallada sobre las tareas realizadas por los trabajadores dentro de una empresa. Aunque solían redactarse manualmente, en la actualidad se gestionan en la nube y abarcan aspectos relevantes como:
- Descripción de las tareas con la posibilidad de incluir imágenes y vídeos.
- Tiempo requerido para completar cada tarea.
- Maquinaria, equipos y materiales necesarios para llevar a cabo las tareas.
- Fecha y hora de ejecución de las tareas.
- Notas y datos importantes relacionados con el cliente.
Los partes de trabajo son extremadamente útiles para todas las partes involucradas, especialmente para los gerentes de la empresa, ya que les permiten realizar un análisis detallado del progreso de las tareas y servicios prestados. Esto a su vez facilita la toma de decisiones, optimiza la gestión de la plantilla y mejora la eficiencia operativa.
Normalmente, los partes de trabajo se completan después de que se hayan realizado las actividades, aunque también se pueden ir rellenando durante su ejecución. Sin embargo, se recomienda evitar completarlos con antelación, ya que pueden surgir imprevistos que afecten la duración o los recursos necesarios para completar las tareas.
Normalmente, los partes de trabajo se completan después de que se hayan realizado las actividades, aunque también se pueden ir rellenando durante su ejecución. Sin embargo, se recomienda evitar completarlos con antelación, ya que pueden surgir imprevistos que afecten la duración o los recursos necesarios para completar las tareas.
Ventajas de crear partes de trabajo en la nube con un software de recursos humanos.
Optar por la creación y gestión de partes de trabajo en la nube brinda beneficios significativos en el ámbito administrativo y estratégico de tu empresa:
- Reducción de costes: Al utilizar la gestión de partes de trabajo en la nube, se reduce tanto el gasto en dinero como en tiempo. Se evitan los costes asociados al uso de papel y tinta, al tiempo que se optimiza la eficiencia en la gestión de los partes de trabajo.
- Mejora de seguridad y accesibilidad: Al almacenar los partes de trabajo en la nube, se incrementa la seguridad de la información. Además, se evita el riesgo de pérdida de partes de trabajo físicos, ya que los documentos se mantienen de forma segura en un entorno en la nube accesible desde cualquier lugar.
- Aumento de la productividad: La gestión de partes de trabajo en la nube agiliza los procesos, lo que resulta en mejoras en la productividad de los equipos. El hecho de poder completar los partes de trabajo de manera eficiente y sencilla en un entorno en la nube contribuye a optimizar el rendimiento del personal.
- Acceso para todos los miembros del equipo: La gestión de partes de trabajo en la nube permite que todos los miembros de la plantilla puedan realizar las gestiones necesarias. La simplicidad y la intuición del proceso facilitan que todos los empleados aprendan rápidamente a utilizar el software especializado en la nube.
Cómo hacer un parte de trabajo. Ejemplo de un parte de trabajo en OpenHR.
En esta sección te enseñamos un ejemplo de cómo hacer un parte de trabajo con un software de recursos humanos como OpenHR.
- Bloques de datos:
En OpenHR se pueden personalizar una serie de campos para que el empleado los introduzca al crear el parte de trabajo.
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En la cabecera del parte de trabajo se pueden introducir tantos campos cómo se requieran. - Listas desplegables.
- Listado de clientes
- Listado de centros
- Listado de empresas
- Listado de tipos de partes: facturables, de pago en caja, etc.
- Campos para introducir números.
- Campos para introducir texto.
- Campos de fecha.
- Campos de hora.
- Campos para subir archivos: para justificar el aparte de trabajo.
En el cuerpo del parte tenemos una tabla en la que podemos personalizar tantos conceptos cómo la empresa necesite para cada tipo de parte de trabajo.
Estos campos pueden incluir cualquier cosa que necesite la empresa y además, podemos estipular un “precio” tanto en Euros cómo en Horas, permitiendo por ejemplo que cada hora de nocturnidad cuente cómo 1,5 horas normales. O pudiendo estipular el precio en Euros de cada hora de trabajo y obtener de forma automática el coste total del parte de trabajo.
En el pie del parte tenemos un campo en el que el empleado puede dejar un comentario sobre el parte de trabajo en el que puede dejar constancia de cualquier situación.
- Informes sobre partes de trabajo
En OpenHR se dispone de una serie de informes predefinidos sobre los partes de trabajo:
Resumen Anual por Empleado
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En la ficha de partes de cada empleado contaremos con un resumen en el que podemos ver el total de horas imputadas en partes cada año, además pulsando sobre el año podremos descargar en excel el listado de partes y todos sus campos.Impresión de Partes de Trabajo
También existe la posibilidad de buscar todos los partes de trabajo en un rango de fechas, filtrarlos en función de su estado de supervisión e imprimirlos de forma masiva en un único PDF.
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Además pulsando sobre un parte de trabajo en concreto podremos verlo e imprimirlo individualmente:
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Informes PersonalizadosOpenHR también ofrece la posibilidad de crear cualquier tipo de informe personalizado para poder visualizar, imprimir o exportar la información de los partes de trabajo.
En este ejemplo podemos ver un informe creado para visualizar los partes de trabajo de cada empleado en un rango de fechas:
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