Recursos Humanos se ha convertido, a raíz de la crisis sanitaria, en uno de los pilares fundamentales para que el teletrabajo forzado pudiera tener al menos algún sentido. A todos nos viene a la cabeza procesos de gestión de sus solicitudes de ausencias y vacaciones por parte del empleado y el responsable.
O procesos relacionados con el registro obligatorio de la jornada laboral, u otros referentes a procesos de formación, selección y reclutamiento del personal (vital en situaciones de crisis para encontrar al mejor talento), o aquellos relacionados con la gestión y monitorización del desempeño de los empleados.
De esta manera, un software de recursos humanos que aglutine parte de estas funcionalidades que nombrábamos, ha sido capital para llevar a las organizaciones a un nuevo nivel de eficiencia basada en su adaptación a la tecnología implantada.
Sin embargo, muchos proyectos de transformación digital fracasan puesto que la tecnología no termina por adaptarse a los procesos y estrategias de nuestro negocio. Por eso, uno de los errores más comunes al plantear estos proyectos de transformación digital es hacerlo única y exclusivamente desde el punto de vista tecnológico, olvidando aquellos aspectos de los procesos de RRHH que la organización considera claves y que permitirá que la implantación de estas soluciones tengan éxito.
Por qué implantar un software de rrhh
Antes de implantar un software de recursos humanos, es imprescindible que la organización tenga claro qué es lo que puede aportar esta tecnología a la empresa y al departamento de recursos humanos.
Por eso, repasaremos algunos aspectos claves para implantar un software de estas características y qué necesidades empresariales puede cubrir.
1. Mejora la Experiencia del Empleado
Un software de gestión de recursos humanos puede mejorar la Experiencia del Empleado (EX, por sus siglas en inglés) y los aspectos prácticos que la rodean y que consiguen mejorarla sustancialmente.
El uso de la tecnología puede servir como elemento para potenciar la EX gracias a las mejoras en la comunicación interna, formación y promoción laboral, o al uso intuitivo y sencillo de las propias herramientas, lo cual repercutirá en una mejora del desempeño de los colaboradores. De esta manera, conseguiremos fidelizar el talento disponible.
2. Mejora la comunicación entre empresa y empleado
La tecnología para la gestión del talento puede servir a los responsables de recursos humanos y mánagers para mejorar la relación y la comunicación entre empleados y los responsables.
Una plataforma de comunicación interna permite que la comunicación pueda ser multidireccional, en la cual predomine la colaboración, las acciones de mejora a través del feedback obtenido y la escucha activa.
Además, las plataformas y las apps de comunicación interna pueden ayudarnos a lanzar y recoger el mensaje desde cualquier lugar o dispositivo de manera sencilla e e intuitiva.
3. Reducción de costos y de tiempo
Gracias a la posibilidad de automatizar ciertas tareas que entorpecen la labor del departamento de recursos humanos, la reducción de las tareas manuales y el consecuente ahorro en tiempo (lo que se traduciría en el caso contrario en un aumento de los costos totales al final) permitiría una mejora en la productividad y eficiencia de toda la organización.
4. Acceso rápido a documentos e información relevante
La centralización de toda la información dentro de una plataforma ayudará a los responsables de recursos humanos a mantener una única fuente de información que podrán explotar según las necesidades de la empresa.
5. Alineación entre los objetivos del negocio y la gestión de personas
El departamento de recursos humanos está siendo de los últimos en subirse al carro de la digitalización. En este sentido, la transformación digital debe participar dentro de los procesos y nuevos esquemas organizativos.
Así, se hace imprescindible un análisis previo para privilegiar la cultura adaptando la nueva tecnología. Por lo tanto, la digitalización en el área de RRHH debe privilegiar la conexión con otros sistemas integrados en la empresa y la adaptación a la cultura empresarial donde se va a usar para que el proyecto tenga éxito.
6. Mejora en la toma de decisiones con datos objetivos
La base de datos del software de Recursos Humanos podrá extraer y comparar toda la información que necesitamos y acelerar además la creación de informes avanzados que nos darán una idea del estado de la organización.
Con un software de recursos humanos con analítica de datos incluido podrá anticiparnos así a las necesidades futuras de la empresa y permitiendo tomar medidas que nos ahorren tiempo y dinero dentro de la empresa.
7. Facilita las obligaciones legales
Desde la puesta en marcha de la ley de registro de jornada en España, Recursos Humanos ha visto cómo cada vez más obligaciones legales han ido cambiando las funciones y los procesos de la organización.
De esta manera, la tecnología de recursos humanos puede simplificar todos esos procesos que la empresa tiene que hacer de manera obligatoria. Nos referimos, en concreto, no solo a la Ley de control horario, sino también a la Ley de Igualdad y Transparencia Retributiva. Una tecnología adaptada a estas nuevas obligaciones legales no sólo nos servirán para cubrirnos ante cualquier inspección, sino que además podemos usarlo como arma para reforzar nuestra cultura corporativo y construir organizaciones más justas.
8. Fideliza el talento
Implantar un software de recursos humanos nos puede ayudar a centrarnos en las tareas menos engorrosas del departamento y derivar esfuerzos hacia la gestión del talento y de alto valor añadido para la organización. Todo lo derivado de la gestión de los procesos administrativos (contabilidad y facturación), podrán ser complementados con la gestión del talento humano dentro de nuestra organización en áreas como selección, formación, evaluación del desempeño, compensación y beneficios u onboarding.
9. Seguridad en los datos
El software de gestión de rrhh debe cumplir con unos estándares de seguridad y privacidad estrictos a nivel global. El software de rrhh que ya está alojado en la nube protege datos tan controvertidos como los de los empleados en el caso de que se asegure de estar contando con un proveedor que ofrezca este servicio en la nube y cuente con especialistas en ciberseguridad.
