Según el informe Total Value Index, el 64% de las organizaciones no es capaz de resolver los problemas que surgen de manera rápida. Además, en el 59% de los casos no existen canales de comunicación efectivos.
¿Por qué ocurre esto? Tal vez las organizaciones aún desconocen los beneficios globales de una reunión “one to one” y cómo puede mejorar la comunicación y productividad de tu equipo.
En este artículo indagaremos un poco en qué es una reunión 1:1, cómo afrontarla y qué ventajas puede aportar a la empresa. Te mostramos, además, varios ejemplos de preguntas que puedes hacer a la hora de afrontarlas.
¿Qué es una reunión One to One?
Las reuniones one to one no son más que una reunión precisa y quizás profunda entre el empleado y responsable. En este tipo de reuniones los responsables tienen la oportunidad de expresar prioridades y los objetivos de forma clara al empleado.
Este tipo de reuniones deben estar centradas en el empleado y en las metas u objetivos que pueda presentar el responsable.
Con este tipo de reuniones se pueden prevenir algunos problemas y evitar inconvenientes al final del camino dentro de una empresa.
La ventaja principal que tiene este tipo de reuniones es que siempre o casi siempre se estará al tanto de pequeños detalles. Es bueno plantear como mínimo cada 15 días este tipo de reuniones, y no sobrepasar la hora y media o dos en las reuniones. Con este tipo de reuniones se pueden prevenir algunos problemas internos y de organización y evitar así inconvenientes en el camino dentro de una empresa.
Ventajas de Reuniones one to one.
Algunos de los beneficios que las empresas puedan conseguir depende en gran medida de este tipo de reuniones y de su integración en el día a día.
Entre las ventajas que se pueden obtener están:
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Un equipo más productivo.
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Introducir la empatía en el equipo de trabajo.
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Los responsables podrán entender problemas que surgen en la empresa en el día a día.
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Gran capacidad para comunicarse con el equipo.
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Favorece el desempeño laboral y el ambiente de trabajo.
Cómo implementar una reunión one to one.
Al final, quien está en desacuerdo con este tipo de reuniones para dar feedback a los empleados, al final se percata de su necesidad. Muchas veces se posicionan en contra porque simplemente no saben desarrollarlas.
Algunas formas de poder llevarlas a cabo son:
- Crear un espacio apropiado para las reuniones: siempre es bueno crear o tener este tipo de reuniones en un ambiente de confianza, deben ser un entorno seguro y privado y siempre respetar la confianza entre el empleado y el responsable.
- El empleado es el centro de atención en cada reunión: siempre se recomienda destinar el mayor porcentaje de enfoque en estas reuniones a escuchar al empleado y el restante a la intervención del responsable en el diálogo. Es bueno tener en cuenta que estas reuniones serán útiles si aportan algo relevante al empleado.
- Reuniones cortas: siempre es bueno tener estas reuniones con un máximo de una hora , pueden ser una vez a la semana o quincenal. Todo va a depender del workflow de cada empresa, del empleado y su responsable.
- Respeto mutuo: durante las reuniones debe prevalecer siempre el respeto y la empatía. El empleado debe sentir que puede hablar sinceramente con su responsable y va a ser respetado en todo momento.
- Contar con los datos suficientes: Gracias a la tecnología, no tendrás que ir a las reuniones sin saber exactamente qué es lo que ha ocurrido y a qué problemáticas nos enfrentamos. Las herramientas de evaluación del desempeño y las encuestas de recursos humanos nos ayudan a conocer más en profundidad y afrontar cualquier cuestión, ya que tendremos la información precisa que nos hará decir y tomar las decisiones más objetivas.
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Cosas que no se deben hacer en las reuniones one to one.
- No hablar solo de trabajo: las conversaciones deben ser fluidas y además de tocar temas de trabajo , tocar temas que apoyen al empleado y aumente su productividad.
- No saltar reuniones: no se deben cancelar reuniones ya que los empleados pueden pensar que no son prioridad para su empresa. Todas las reuniones deben agendarse con antelación, discutir la hora y el lugar preciso para que ambos, tanto el trabajador como el responsable se presenten sin problemas.
- No perder tiempo: aunque las reuniones pueden tener un máximo de una hora, se debe ser preciso y aprovechar cada momento para obtener soluciones frente a los problemas.
- No terminar reuniones sin tener una hoja de ruta y unos objetivos: siempre se debe ver todas las tareas pendientes y no terminar las reuniones sin tocar todos los temas a tratar. Será positivo salir de la reunión con un plan que después podamos monitorizar para comprobar si se está cumpliendo.
Preguntas frecuentes en reuniones one to one.
En este apartado encontrarás ejemplos de preguntas que puedes realizar en tus reuniones. Si te cuesta afrontarlas y no sabes qué puedes preguntar a tus empleados, ¡no dudes en seguir leyendo!
- Para entrar en confianza:
¿Cómo estás?
¿En qué puedo ayudarte?
¿Qué tal las vacaciones?
- Para saber si el equipo está motivado:
¿Estás en el trabajo que esperas?
¿Cómo te trata el equipo?
¿Estás contento con lo que haces? ¿Por qué?
¿Cual es el mayor logro que quieres lograr en la empresa?
- Para dar y recibir retroalimentación:
¿Que esperas de mí como tú responsable/jefe?
¿Cómo puedo ayudarte a realizar mejor tu trabajo?
¿En qué parte del trabajo deseas mejorar?
¿Mi forma de trabajo te ayuda a ser más productivo?
La mala documentación dentro de un equipo de trabajo puede disminuir la productividad y un mal ambiente laboral. Las reuniones one to one son una herramienta clave para la mejora de la comunicación y un buen flujo de trabajo, lograr empleados felices y obtener mayor retención del talento.
