El departamento de Recursos Humanos se ha consolidado como uno de los departamentos más importantes a la hora de crear una Experiencia del Empleado positiva dentro de los nuevos espacios de trabajo flexibles.
En la era del trabajo flexible, la tecnología ha jugado un papel preponderante y ha permitido que los equipos de trabajo continúen conectados a pesar de las circunstancias.
La opción híbrida parece imponerse como tendencia entre las firmas de mayor tamaño. Así se desprende del informe de Adecco “Remote Work in Western Europe”, en el que se indica que la opción preferida por las empresas (el 44%) es la de dos días a la semana en remoto, seguida de la opción de un día (29%).
En este artículo entenderemos un poco más en profundidad cómo potenciar la madurez digital de Recursos Humanos. Con este objetivo, nos centraremos en analizar las posibilidades de llevar a cabo una transformación digital completa basada en la relación entre el departamento de recursos humanos y de IT.
Hace unos meses comenzamos a usar de forma masiva determinadas herramientas, software y apps que nos permitían procesar pagos de forma automática, administrar el control del inventario, aplicaciones de “Hot Desking”, software de administración del personal o de gestión del talento. Recursos Humanos se está uniendo a esta revolución digital para crear un lugar de trabajo más eficiente y conectado.
Mejorar la relación entre el departamento de IT y de Recursos Humanos se ha vuelto más relevante que nunca. Analizamos a continuación algunos aspectos en los que ambos departamentos pueden colaborar de forma conjunta.
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Experiencia del Empleado como centro común de ambos
La tecnología juega un papel muy importante en la configuración de una experiencia del empleado positiva. Recursos Humanos está acudiendo a la tecnología para mejorar el compromiso de los empleados y conseguir retener (o conservar, una precisión no banal) el talento disponible.
Las nuevas plataformas digitales al servicio de los empleados son los nuevos centros de contacto entre los empleados y la organización. Permiten que departamentos como RR.HH. y TI brinden conjuntamente una experiencia de usuario sólida y mantengan sus requisitos departamentales y flujos de trabajo.
La tecnología juega un papel clave en la experiencia del empleado, siendo, según el estudio realizado en 8 países por la Unidad de Inteligencia de The Economist (EIU), un impulsor fundamental de la productividad, el bienestar y el compromiso. Estos son algunos de los principales aportes a la experiencia del empleado que la tecnología puede hacer:
- La facilidad de acceso a la información necesaria para trabajar
- Aplicaciones que son fáciles de usar con una buena interfaz de usuario
- Una experiencia de usuario similar a la del consumidor
- La posibilidad de trabajar desde cualquier sitio y examinar un cambio a sistemas Cloud.
- La posibilidad de elegir el dispositivo
Es momento de que Recursos Humanos y IT dejen a un lado sus diferencias y comiencen a colaborar juntos para maximizar su contribución y mejorar la experiencia del empleado gracias a una comunicación fluida entre ambos departamentos.
Nuevos procesos en remoto: sistemas de gestión del talento
Establecer un canal de comunicación e implementar diferentes herramientas que ofrezcan una experiencia de calidad para aquellos empleados que están en remoto, fáciles de acceder y de uso intuitivo, permitirá a Recursos Humanos gestionar eficientemente el talento disponible.
Los sistemas de comunicación, de formación en remoto, procesos de onboarding o de selección, suponen una solución técnica perfecta para equipos distribuidos y flexibles. Los equipos de IT y de HR pueden trabajar juntos para hacer que estas herramientas se presenten al empleado de manera fácil y sencilla.
Con las nuevas plataformas emergiendo dentro de la gestión del talento, es fundamental que el usuario tenga la mejor experiencia posible. Las plataformas de microlearning que incorporan contenidos específicos, pueden reforzar la formación del empleado en entornos especialmente híbridos.
Línea de comunicación continua
IT y Recursos Humanos pueden diseñar conjuntamente un plan de negocios para mejorar la función de la gestión del talento, con elementos y un plan de acción dirigidos en ese sentido.
Así, una de las claves para el correcto funcionamiento de la empresa, cuya relevancia ha puesto de manifiesto la Pandemia, es la comunicación entre empleados. Ofrecer plataformas en las que la información fluya de manera ágil es uno de los propósitos comunes de las áreas de IT y de gestión de personas.
Desde un punto de vista técnico, elegir una plataforma de comunicación de fácil acceso, de uso intuitivo y de forma personalizada permite a los empleados tener una experiencia de calidad que recordarán para siempre; además de conseguir solidificar los lazos y la unión entre todos los miembros del equipo.
La experiencia de IT para la mejora de la Experiencia del Empleado
Si bien la tecnología en cloud se ha convertido en la forma más inteligente y ágil de trabajar y comunicarse en remoto, en raras ocasiones se valora la integración entre los distintos sistemas que usan los empleados, lo que hace que tengan que cambiar constantemente entre una infinidad de herramientas. Una dinámica que genera únicamente confusión y estrés, con la consecuente falta de productividad que conlleva.
La posibilidad de usar APIs (Interfaz de programación de aplicaciones) permitirá al departamento técnico solucionar estos problemas de interconexión de sistemas, lo que aumentará la calidad de la Experiencia del Empleado de manera notable.
En este sentido, IT puede seguir ayudando a Recursos Humanos a elegir e integrar herramientas compatibles con SAML 2.0 que permitan el inicio de sesión único; o, en otras palabras, permitirá al usuario usar una contraseña para todas las herramientas disponibles.
Por otra parte, IT puede seguir aportando su conocimiento y supervisar que el software sea capaz de poder realizar tareas de Importación y Exportación de datos de forma masiva, compatibles además con múltiples formatos y plataformas.
Cumplimiento de la seguridad de la información y la privacidad
Según una reciente encuesta realizada por Linkedin, la crisis del Covid ha situado la confianza de los profesionales en los 34 puntos, en un rango que comprende entre -100 y +100 puntos; es decir, un descenso de 4 puntos respecto a la encuesta anterior.
Si bien los datos recogidos de esta encuesta, realizada a lo largo del año 2020, no tiene por qué deberse exclusivamente a la forma de administrar la información de los empleados, un mal uso de los datos personales puede provocar una brecha definitiva en la confianza entre empleados y empresa.
Precisamente en este punto, la misión de los técnicos es supervisar que las nuevas herramientas cumplen con todos los requisitos básicos de seguridad. Por eso es importante seguir los compromisos regulatorios básicos, como la GDPR o ISO, además de tener una política de copias de seguridad y de encriptación clara.
Recursos Humanos sabrá que está usando herramientas seguras y confiables, y los empleados estarán seguros que sus datos están a salvo.
Feedback para medir la Experiencia del Empleado
Un reciente informe lanzado por Gallup titulado “The State of the Global Workplace in 2021”, señaló que el compromiso de los empleados había descendido notablemente durante el año pasado. Además, concluyó que el estrés laboral ascendió hasta alcanzar cuotas del 43 % en 2020.
La tecnología permite entender la percepción de las personas que están dentro de la organización, además de conocer su experiencia y nivel de satisfacción con respecto a la empresa.
Todos estos datos podrán ser analizados y tenidos en cuenta por Recursos Humanos con la idea de mejorar esa experiencia de los empleados, y el objetivo de atraer, fidelizar y desarrollar el talento de la organización.
Implementación de métricas y análisis de datos
Si bien la analítica de los datos en RRHH no es tarea de IT, sí puede ayudar con la implementación e integración de estas tecnologías. El análisis de los datos permite a Recursos Humanos tener una mirada más global y cuantitativa, con la cuál poder tomar decisiones relevantes para la organización. Además, con estos datos al alcance de la mano, permitirá al área de Personas poder demostrar el ROI (retorno de la inversión) a la dirección de la empresa.
Así, los datos de Recursos Humanos tienen que ser confiables, y de ahí la importancia de contar con la tecnología para medirlos de manera eficiente, teniendo claro de antemano qué tipo de datos queremos obtener.
Existen métricas de Recursos Humanos que permiten medir el desempeño de tu fuerza de trabajo en diferentes áreas. Por ejemplo, puedes monitorear diversas métricas para evaluar los procesos de reclutamiento (Tiempo de contratación, Canal de fuente, Costo por contratación, o Proporción del rendimiento de contratación), monitorear el rendimiento de los empleados en teletrabajo, o aquellos relacionados con los ingresos (Ausentismo laboral, Costo por empleado, o Costo por rotación de personal).
Mejora de las competencias digitales de los empleados
En un mundo en constante evolución, el poder aprender nuevas habilidades y mejorar como profesional puede aportar mucho valor a los empleados en un mundo esencialmente digital como en el que vivimos. IT puede ayudar en esa tarea formativa a Recursos Humanos y hacer así frente a un mercado dinámico que demanda habilidades digitales básicas.
En este sentido, además, las plataformas digitales de microaprendizaje están ganando terreno como forma más efectiva para generar y producir conocimiento y contenidos que atraigan al empleado. IT puede aportar su conocimiento a la hora de generar contenidos dentro de estas nuevas plataformas, además de asegurar que la herramienta se adapte mejor a la organización.
Adopción de nuevas tecnologías
El futuro del trabajo tendrá como protagonistas nuevas tendencias tecnológicas que impactarán en la función de recursos humanos; Inteligencia Artificial, Industria 4.0, Blockchain, bots, … serán las bases que generarán un cambio radical en el sector.
La automatización de ciertas tareas, la verificación de datos para los procesos de selección o la posibilidad de mantener la comunicación con el candidato o empleado en cualquier momento, ayudarán al departamento de Recursos Humanos a dejar atrás algunos procesos manuales, repetitivos y de poco valor. Además de aumentar la productividad, la seguridad y la claridad de esas mismas prácticas.
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