Turnos rotativos: qué son y cómo gestionarlos

¿Qué son los turnos rotativos?

Los turnos rotativos son un sistema de programación laboral en el que los empleados trabajan en diferentes turnos durante un período determinado de tiempo. Este sistema está diseñado para garantizar que haya suficiente personal disponible en todas las horas del día y de la noche, especialmente en industrias que requieren operación continua, como hospitales, plantas de fabricación, y servicios de emergencia.

En un sistema de turnos rotativos, los empleados podrían trabajar en un turno de mañana durante una semana, cambiar al turno de tarde la siguiente semana y luego al turno de noche la semana después de eso, antes de volver al turno de mañana. La rotación puede ser diaria, semanal, o en cualquier otro plazo dependiendo de las necesidades del negocio y los acuerdos laborales.

Consejos para una Gestión Eficiente de los Turnos Rotativos

La gestión de turnos rotativos es un desafío clave para muchas empresas, ya que impacta tanto en la productividad como en el bienestar de los empleados. Para minimizar los efectos negativos y optimizar la planificación, es fundamental aplicar estrategias efectivas. Aquí te compartimos algunos consejos clave para que lo apliques en tu empresa:

Diseña un calendario equitativo de turnos equitativo

Es crucial distribuir los turnos de manera justa, permitiendo que todos los empleados tengan acceso a horarios variados y evitando que siempre recaigan los turnos menos deseados en los mismos trabajadores. Implementar un sistema rotativo bien estructurado mejora la satisfacción laboral y reduce la rotación de personal.

Establece criterios claros para asignar turnos

Definir criterios objetivos, como la antigüedad, disponibilidad, habilidades y preferencias de los empleados, ayuda a mejorar la transparencia y equidad en la distribución de los turnos. Esto también facilita la comunicación y la aceptación de los horarios por parte del equipo.

Considera las preferencias de tus empleados/as

Siempre que sea posible, tener en cuenta las preferencias individuales de los empleados contribuye a un ambiente de trabajo más armonioso. La posibilidad de intercambiar turnos mediante plataformas digitales puede ser una solución eficiente para adaptar los horarios a las necesidades de cada trabajador sin afectar la operatividad del negocio.

Planifica de forma anticipada y comunica de forma clara

Un calendario de turnos planificado con suficiente antelación permite a los empleados organizar su vida personal y reducir el estrés. Además, utilizar herramientas tecnológicas para notificar automáticamente los horarios ayuda a mejorar la comunicación interna y evitar confusiones.

Garantiza descansos adecuados

Para minimizar la fatiga y mejorar el rendimiento, es imprescindible garantizar descansos suficientes entre turnos. Evitar cambios abruptos entre turnos diurnos y nocturnos y proporcionar días de descanso adecuados es clave para la salud y bienestar de los trabajadores.

Usa tecnología para la gestión de turnos

Implementar software de gestión de turnos facilita la planificación, optimiza la cobertura de personal y reduce errores en la asignación. Herramientas digitales permiten visualizar turnos en tiempo real, sincronizar con calendarios de ausencias y automatizar notificaciones a los empleados.

Cumple con la normativa Laboral

Es fundamental asegurarte de que la gestión de turnos cumpla con las regulaciones laborales vigentes, incluyendo los límites de horas trabajadas, los descansos obligatorios y la compensación de turnos nocturnos o en días festivos. Cumplir con la normativa protege tanto a la empresa como a los empleados.

Haz los ajustes necesarios

La planificación de turnos no debe ser estática. Es recomendable realizar un seguimiento periódico del desempeño y la satisfacción de los empleados para ajustar la distribución de turnos según sea necesario. Recoger retroalimentación del equipo puede proporcionar información valiosa para mejorar la gestión.

Adáptate a los cambios estacionales

Incorporar turnos específicos para épocas del año como verano o días festivos, así como considerar modelos flexibles como la jornada laboral de 4 días, puede mejorar la eficiencia operativa y la motivación del equipo.

Gestionar turnos rotativos de manera eficiente requiere planificación, tecnología y un enfoque centrado en el bienestar de los empleados. Al aplicar estas estrategias, las empresas pueden garantizar una distribución justa de los turnos, mejorar la productividad y fomentar un entorno laboral más saludable y equitativo.

Ejemplo de un turno rotativo de empresa.

Aquí te presento un ejemplo simplificado de cómo podría funcionar un sistema de turnos rotativos en una empresa que necesita operar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Supongamos que la empresa tiene tres turnos básicos:

Turno de Mañana: 6:00 a.m. - 2:00 p.m.
Turno de Tarde: 2:00 p.m. - 10:00 p.m.
Turno de Noche: 10:00 p.m. - 6:00 a.m.

Supongamos ahora que tenemos cuatro empleados: Ana, Carlos, Elena, y Daniel.

Semana 1
Ana: Turno de Mañana
Carlos: Turno de Tarde
Elena: Turno de Noche
Daniel: Turno de Mañana
Semana 2
Ana: Turno de Tarde
Carlos: Turno de Noche
Elena: Turno de Mañana
Daniel: Turno de Tarde
Semana 3
Ana: Turno de Noche
Carlos: Turno de Mañana
Elena: Turno de Tarde
Daniel: Turno de Noche
Semana 4
(La rotación se reinicia)
Ana: Turno de Mañana
Carlos: Turno de Tarde
Elena: Turno de Noche
Daniel: Turno de Mañana

Cosas que debes considerar

Este es un ejemplo muy simplificado. En una empresa real, habría consideraciones adicionales como días libres, vacaciones, y posiblemente más de un empleado por turno.

Algunas empresas también incluyen un "turno de descanso" en la rotación, para que los empleados tengan tiempo para recuperarse entre los cambios de turno.

La rotación podría ser más compleja dependiendo de las necesidades de la empresa y los acuerdos con los empleados.

Ventajas de establecer Turnos Rotativos en tu empresa.

Cobertura Continua: Asegura que siempre haya empleados disponibles, especialmente en trabajos que requieren 24/7 de atención.

Flexibilidad: Proporciona una cierta cantidad de flexibilidad para los empleados, que podrían necesitar tiempo libre durante el día para citas médicas, estudios, etc.

Equidad: Distribuye las cargas de trabajo y los turnos menos deseados de manera más equitativa entre todo el personal.

Pero…¿qué desventajas tiene?

Desgaste: Puede ser física y mentalmente agotador para los empleados adaptarse constantemente a diferentes horarios de sueño y trabajo.

Vida Personal: Puede ser difícil para los empleados planificar su vida personal y familiar debido a la naturaleza impredecible de sus horarios.

Salud: Los cambios constantes en el horario de trabajo pueden llevar a problemas de salud, incluido el trastorno del sueño.

Productividad: Algunos estudios sugieren que la rotación frecuente de turnos puede disminuir la productividad y aumentar la tasa de errores en el trabajo.

Diferentes organizaciones tienen diferentes necesidades y, por lo tanto, emplean diferentes tipos de sistemas de turnos rotativos para satisfacer esas necesidades.

Tipos de turnos rotativos

Los sistemas de turnos rotativos pueden variar ampliamente dependiendo de las necesidades de la empresa y del sector en el que opera. A continuación, se describen algunos tipos comunes de jornadas rotativas:

Rotación rápida: En este tipo de rotación, los empleados cambian de turno cada pocos días o incluso dentro del mismo día. Este sistema es menos común y se utiliza principalmente en situaciones donde se requiere una alta flexibilidad.
Rotación semanal: En un sistema de rotación semanal, los empleados cambian de turno cada semana. Este es un tipo común de rotación, especialmente en la manufactura y en los servicios de atención médica.
Rotación quincenal o mensual: Aquí, los empleados cambian de turno cada dos semanas o cada mes. Esto proporciona más estabilidad que una rotación semanal y es común en empresas donde se requiere un entrenamiento más prolongado para adaptarse a cada turno.
Rotación de turno fijo: Aunque no es una "rotación" en el sentido tradicional, algunos empleados prefieren mantener un tipo de turno (mañana, tarde, noche) debido a obligaciones personales o preferencias. En estos casos, los empleados no rotan, pero este tipo de sistema a menudo coexiste con otros sistemas de rotación en la misma empresa.
Rotación por demanda o estacional: En algunas empresas, especialmente en el sector del turismo y la hostelería, los turnos pueden variar según la temporada o la demanda del cliente. Los empleados pueden tener turnos más largos durante la temporada alta y turnos más cortos durante la temporada baja.
Rotación de 12 Horas: Este es un sistema en el que los empleados trabajan turnos de 12 horas pero tienen más días libres a cambio. Este tipo de rotación es común en servicios de emergencia y atención médica.
Rotación de turno partido: En algunos casos, especialmente en la hostelería, los empleados pueden trabajar en un "turno partido", que se divide en dos segmentos con un largo período de descanso entre ellos. Este no es un sistema de rotación per se, pero a menudo se combina con otros sistemas de rotación.

Cada tipo de rotación tiene sus propias ventajas y desventajas, tanto para los empleados como para la empresa, y la elección del sistema de rotación depende de una variedad de factores, incluidas las necesidades operativas de la empresa, las preferencias de los empleados, y los requisitos reglamentarios.

Cómo organizar los turnos rotativos de tu empresa con OpenHR.

La app de turnos de trabajo de OpenHR cuenta con opciones masivas de gestión de horarios que permiten tanto asignar horarios de forma masiva (o crear turnos rotativos) cómo eliminarlos.

Para agregar horarios de forma masiva a los empleados y crear turnos rotativos, entre las muchas maneras de hacerlo, destaca la Gestión de esquemas. OpenHR permite crear esquemas de horarios que se pueden agregar de forma masiva a un rango de fechas.

Podemos crear tantos esquemas cómo queramos:

Mockup horarios y turnos

Aplicando esquemas podemos agregarlos a un rango de fechas de forma masiva para un grupo de empleados seleccionados.

¡Es tan sencillo como esto!