Una base de datos de empleados es un sistema o conjunto de información organizada que almacena datos relevantes sobre los empleados de una organización. Es una herramienta utilizada por las empresas para gestionar y mantener un registro de sus empleados, incluyendo información personal, detalles laborales, habilidades, antecedentes educativos, historial de empleo, beneficios, entre otros datos relacionados.

La base de datos de empleados permite almacenar y organizar información vital sobre cada empleado de manera centralizada, lo que facilita el acceso y la administración de los datos. Esto ayuda a los departamentos de recursos humanos y a los gerentes a mantener un seguimiento de los empleados, realizar tareas como la contratación, gestión de desempeño, nómina, beneficios, evaluaciones, capacitación, desarrollo de carreras, entre otros.

Además, una base de datos de empleados también puede contener información importante para la empresa en su conjunto, como estadísticas de empleo, informes de productividad y datos para el cumplimiento de normativas laborales y legales.

Crear una base de datos de empleados implica varios pasos. A continuación, te proporcionaré una guía básica sobre cómo hacerlo:

1. Definir los requerimientos: Antes de comenzar a crear la base de datos, es importante identificar los datos que deseas almacenar y administrar. Esto incluye información personal (nombre, dirección, contacto), información laboral (puesto, departamento, fecha de contratación), datos de nómina, beneficios, habilidades, entre otros. Define qué información es relevante para tu organización.
   
   
2. Seleccionar una plataforma de base de datos: Hay diferentes tipos de bases de datos disponibles, como OpenHR. Elige una plataforma que se ajuste a tus necesidades y conocimientos técnicos.
   
   
3. Diseñar la estructura de la base de datos: Define las tablas y los campos que necesitarás en tu base de datos. Por ejemplo, puedes tener una tabla "Empleados" con campos como ID, nombre, dirección, etc. Además, puedes tener tablas relacionadas para habilidades, historial de empleo, beneficios, etc. Diseña las relaciones entre las tablas si es necesario. Para ello, nada mejor que contar con un software de recursos humanos flexible como OpenHR, ya que podrás contar con todo lo necesario para crear tu base de datos de empleados de forma personalizada. 
   
   
4. Crear la base de datos: Utilizando la plataforma seleccionada, crea la base de datos y las tablas correspondientes según el diseño que hayas definido.
   
   
5. Establecer permisos y seguridad: Es importante garantizar la seguridad de la base de datos y restringir el acceso no autorizado. Configura los permisos y roles de usuario para controlar quién puede ver y modificar los datos.
   
   
6. Ingresar los datos de empleados: Comienza a ingresar los datos de los empleados en la base de datos. Puedes hacerlo manualmente utilizando una interfaz de usuario proporcionada por la plataforma de base de datos, o puedes importar datos existentes desde otras fuentes si es necesario.
   
   
7. Desarrollar una interfaz de usuario (opcional): Si deseas facilitar el acceso y la gestión de la base de datos, puedes crear una interfaz de usuario personalizada. Esto puede ser a través de una aplicación web o una aplicación de escritorio que permita a los usuarios interactuar con la base de datos de manera más intuitiva.
   
   
8. Asegúrate de que tu sistema se actualiza regularmente y para evitar fallas de seguridad. Con OpenHR, podrás mantener siempre tu base de datos de empleados actualizada. 

Recuerda que la creación y gestión de una base de datos puede requerir conocimientos técnicos y, en algunos casos, es recomendable contar con un especialista en bases de datos o un desarrollador para garantizar su correcto funcionamiento.

Crear una base de datos de personal en Excel es una opción viable si no se dispone de un software especializado en recursos humanos. A continuación, te mostraré los pasos básicos para crear una base de datos de personal en Excel:

1. Diseño de la estructura: Define las columnas que necesitarás para almacenar la información de los empleados. Algunos ejemplos comunes son: nombre, apellido, fecha de nacimiento, dirección, número de teléfono, correo electrónico, cargo, departamento, fecha de contratación, salario, entre otros. Puedes personalizar las columnas según tus necesidades específicas.
   
   
2. Creación de la hoja de cálculo: Abre una nueva hoja de cálculo en Excel y nombra las columnas según la información que deseas almacenar. Asegúrate de utilizar encabezados claros y descriptivos.
   
   
3. Ingreso de datos: Comienza a ingresar los datos de los empleados en las filas correspondientes. Cada empleado ocupará una fila en la hoja de cálculo, y cada columna contendrá un dato específico de ese empleado.
   
   
4. Formato de datos: Asegúrate de aplicar el formato adecuado a los datos según sea necesario. Por ejemplo, puedes utilizar el formato de fecha para las fechas de nacimiento y de contratación, y el formato de moneda para los salarios.
   
   
5. Filtrado y ordenamiento: Excel ofrece herramientas de filtrado y ordenamiento que puedes utilizar para buscar y organizar datos de manera eficiente. Esto te permitirá realizar consultas y análisis básicos de los datos de los empleados.
   
   
6. Mantenimiento y actualización: A medida que haya cambios en el personal de la organización, deberás actualizar la base de datos de Excel para reflejar los nuevos datos. Es importante realizar esto de manera regular para mantener la información actualizada.

Aunque Excel puede ser útil para gestionar una base de datos de personal básica, hay algunos puntos negativos a considerar:

1. Limitaciones de escala: Excel puede volverse incómodo y lento al manejar grandes cantidades de datos o si la base de datos crece con el tiempo. El rendimiento puede disminuir a medida que aumenta el número de registros.
   
   
2. Falta de automatización: A diferencia de un software de recursos humanos dedicado, Excel no proporciona automatización de procesos como cálculo de nóminas, generación de reportes complejos o seguimiento de días de vacaciones. Estos procesos tendrán que ser realizados manualmente.
   
   
3. Mayor propensión a errores: Al manipular los datos manualmente en Excel, existe un mayor riesgo de cometer errores, como ingresar datos incorrectos o duplicados. Esto puede afectar la integridad y precisión de la base de datos.
   
   
4. Menor seguridad y control de acceso: Excel no ofrece las mismas capacidades de seguridad y control de acceso que un software de recursos humanos. La información confidencial de los empleados puede ser más vulnerable si no se toman las precauciones adecuadas.

En resumen, aunque Excel puede ser utilizado para crear y administrar una base de datos de personal básica, hay limitaciones en términos de escalabilidad, automatización, seguridad y control de acceso. Si la organización tiene una cantidad significativa de empleados y requiere funcionalidades más avanzadas, se recomienda considerar un software de recursos humanos especializado.

Los datos que se deben tener de un empleado pueden variar según las necesidades y políticas de cada organización. Sin embargo, a continuación se presentan algunos datos comunes que suelen ser relevantes y necesarios para la gestión del personal:

Información personal:

• Nombre completo.
• Fecha de nacimiento.
• Género.
• Dirección de domicilio.
• Número de teléfono.
• Correo electrónico.
• Estado civil.
• Número de identificación o seguridad social.

Información laboral:

• Puesto o cargo.
• Departamento o área de trabajo.
• Fecha de contratación.
• Tipo de contrato (temporal, tiempo completo, tiempo parcial, etc.).
• Número de empleado o identificador único.

Datos de contacto de emergencia:

• Nombre de una persona de contacto de emergencia.
• Número de teléfono de emergencia.

Información salarial y financiera:

• Salario base.
• Beneficios adicionales (bonos, comisiones, etc.).
• Cuentas bancarias para depósito de salario.
• Información de impuestos.

Historial laboral y educativo:

• Experiencia laboral previa.
• Historial educativo (títulos obtenidos, instituciones educativas).

Habilidades y certificaciones:

• Habilidades relevantes para el trabajo.
• Certificaciones y licencias profesionales.

Datos de nómina y beneficios:

• Número de cuenta bancaria para la nómina.
• Deducciones (impuestos, seguridad social, seguros, etc.).
• Beneficios ofrecidos por la empresa (seguro médico, plan de pensiones, vacaciones, entre otros).

Es importante destacar que la recopilación y el manejo de datos personales están sujetos a las leyes y regulaciones de privacidad y protección de datos en cada jurisdicción. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de cumplir con las leyes aplicables y obtener el consentimiento adecuado de los empleados para recopilar y utilizar su información personal.