Canal de denuncias: qué es y cómo implantarlo

La nueva ley de protección de denunciantes ya ha aterrizado en nuestro país. A partir de diciembre de 2021, Recursos Humanos se enfrentará a una nueva normativa que promete cambiar algunos aspectos clave dentro de las organizaciones.

Las empresas deberán prepararse para adaptar sus estructuras y procedimientos para cumplir legalmente con la obligación de implantar un canal de denuncias. En este artículo analizamos qué es un “Whistleblowing” o canal de denuncias, las consecuencias de no implantarlo y los requisitos para hacerlo.

Tabla de contenidos

¿Qué es y cómo se regula un «Whistleblowing» o canal de denuncia interna?
1. 1. A quién afecta la directiva whistleblower
1.2. A quién protege la directiva whistleblower
1.3. Objetivos de la directiva whistleblower
1.4.¿Qué plazo tienen las empresas para implantar un canal de denuncias internas?
Consecuencias de no implantar la directiva whistleblower
Tipos de canales de denuncias
Requisitos para implantar el canal de denuncias
Por qué implantar un canal de denuncias en la organización
Cómo implantar un canal de denuncias

Qué es y cómo se regula un «Whistleblowing» o canal de denuncia interna

El «Canal Ético o de denuncias» puede definirse como un canal de comunicación interna dentro de la organización relativo a comportamientos o escenarios irregulares o delictivos realizados por los propios empleados o terceras personas que tengan algún tipo de relación con la empresa.

En España, la introducción de estas herramientas de protección del denunciante ya comenzaron a ver la luz por primera vez en el apartado 2 del artículo 3bis del Código Penal, en el que se impone la obligación de «informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención».

Tras esta normativa, aparece la nueva Directiva (UE) 2019/1937 del 23 de octubre de 2019 , relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones. La nueva directiva tiene como origen la propia Unión Europea, por lo que es una ley que tendrá que ser adaptada por los distintos estados miembros.

El 21 de febrero de 2023 encontramos publicad en el BOE la Ley 2/2023, de 20 de febrero, la trasposición de la Directiva de #Whisteblowing, por el que la Ley obliga a implantar en las compañías un canal de denuncias internas.

1.1 A quién afecta la directiva whistleblower

Cualquier organización con un mínimo de 50 personas tendrá la obligación de implementar dicha normativa. Sin embargo, como ocurre en el caso de los Planes de Igualdad, existen diferentes plazos que las organizaciones también deben contemplar dependiendo de su tamaño.

En este sentido, a las empresas del sector privado que tengan entre 50 a 249 trabajadores se les concede un permiso especial, hasta el 17 diciembre 202, para implementar dicho canal.

1.2 A quién protege la nueva Ley.

La nueva Directiva impulsada por la Unión Europea pretende proteger a la figura del denunciante, una persona física que comunica públicamente información sobre infracciones que ocurren en el ámbito laboral.

Esta normativa se aplicará tanto a los denunciantes que trabajen en el sector público como en el privado, incluyendo, como mínimo, a los siguientes perfiles:

Personas en condición de trabajadores
Personas en condición de trabajador no asalariado
Personas pertenecientes al órgano directivo
Contratistas, supervisores y proveedores.

1.3 Objetivos de la directiva whistleblower

Tal y cómo hemos establecido antes, en España ya existían normas dirigidas a denunciar fraudes, hechos ilícitos o cualquier otra irregularidad o violación de los derechos laborales, bajo la idea de garantizar la transparencia y luchar contra la corrupción.

Sin embargo, esta nueva ley pretende ir un paso más allá. En este sentido, pretende proteger la voz del denunciante durante los procesos de denuncias. Es el punto de apoyo sobre el que sostiene esta directiva, que busca apoyar y proteger la figura del denunciante frente a represalias externas e internas. De esta forma, la ley pone al servicio diferentes mecanismos y procesos pensados para salvaguardar la identidad y la integridad del denunciante.

En definitiva, el objetivo final es buscar nuevos canales eficientes contra la delincuencia y la corrupción en el ámbito laboral

1.4 ¿Qué plazo tienen las empresas para implantar un canal de denuncias internas?

¿Qué plazo tienen las empresas para implantar un canal de denuncias internas? Pues bien, depende del número de trabajadores :

- Las Administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar con un Sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de esta ley.

- Como excepción, en el caso de las empresas del sector privado CON MENOS DE 250 TRABAJADORES, el plazo para implantar el canal de denuncias se extenderá hasta el 1 de diciembre de 2023.

Consecuencias de no implantar la directiva whistleblower

Un incentivo con el que cuentan las organizaciones a la hora de implementar un canal de denuncias, es que la futura ley nacional de protección del denunciante incluirá sanciones cuantiosas para aquellas empresas que no cuenten con una o se pruebe la existencia de deficiencias en su aplicación.

En este sentido, si tomamos como referencia lo establecido por la normativa aplicable en materia de blanqueo de capitales, las multas podrían ascender hasta los 60 000 euros en el caso de infracciones muy graves.

Tipos de canales de denuncias

Las denuncias realizadas a través de esta herramienta pueden canalizarse a través de un profesional independiente, que puede no conocer la identidad del denunciante. En este caso, el llamado “Compliance Officer” sólo conocería el contenido de la denuncia, por lo que tendrá que realizar una investigación más en profundidad sobre el hecho determinado.

La alternativa a esta forma de denuncia es que el profesional asignado conozca toda la información, de modo que solo este profesional sea el que conozca la identidad del denunciante y el hecho denunciado. De este modo, es posible establecer una entrevista privada con esta persona para pedir más detalles o realizar cuestiones más concretas y directas.

Requisitos para implantar nuestro canal de denuncias

#Confidencialidad del denunciante. El canal implementado debe estar diseñado de forma que pueda garantizar la confidencialidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.

#Acceso multicanal Existen diferentes métodos a elección de la organización y sus necesidades. Las denuncias podrán canalizarse a través de distintas herramientas: correo electrónico, una extensión telefónica o una aplicación interna diseñada al efecto. Nuestra recomendación se basa en asegurar un único canal donde centralizar toda esa información a analizar.

#Acuse de recibo La empresa tendrá que presentar un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de la recepción de la misma.

#Acceso restringido Se designará a una persona o departamento imparcial que sea competente para seguir las denuncias, que podrá ser la misma persona o departamento que recibe las denuncias. Este profesional tendrá el deber de establecer los diferentes protocolos de gestión e investigación de las denuncias dentro del seguimiento del proceso.

#Información clara y acceso sencillo El éxito del canal debe basarse, por una parte, en que constituya un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados tengan acceso. Por otra parte, la organización tendrá que comunicar la existencia del canal ético, su funcionamiento y los objetivos que persigue.

#Revisión Otro requisito clave a la hora de implementar el canal de denuncias es la necesidad de revisar periódicamente el funcionamiento del canal, que se está usando de manera correcta, y que el proceso de investigación es el correcto.

#Plazos de respuesta La organización tendrá que estar estar al tanto de los plazos establecidos para dar respuesta al denunciante, que no será superior a tres meses a partir del acuse de recibo.

En el caso de que no exista un acuse de recibo al denunciante, la respuesta tendrá que darse dentro de los tres primeros meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.

Por qué implantar un canal de denuncias en la organización

Uno de los mayores problemas con los que las empresas se están encontrando a la hora de implantar un canal de denuncias, es la falta de concienciación sobre los beneficios del mismo tanto para los empleados como para la organización.

En este sentido, los canales de denuncias permiten a los responsables conocer el grado de cumplimiento legal y ético de la empresa. Percatarse de primera mano algún problema que pueda repercutir de manera negativa en el clima laboral y la experiencia de los empleados. Además, es mucho mejor ser conscientes de ciertas irregularidades a corregir antes de que puedan intervenir los tribunales.

De esta manera, un canal de denuncias puede reconectarnos de nuevo con nuestros empleados, ya que estos se verán respaldados por una plataforma que les permitirá ser escuchados. Sin duda, la Experiencia del Empleado y el bienestar de nuestros empleados aumentará considerablemente.

Por otra parte, y aunque no tenga por qué ser la más relevante de todas, cumplir con esta nueva directiva (como pasaría con la Ley de Igualdad o Ley de Control horario) nos evitaría tener que enfrentarnos a multas cuantiosas, que pudiesen ascender hasta los 60 000 euros.

Cómo implantar un canal de denuncias

Para cumplir con la nueva directiva europea, las organizaciones deben realizar una serie de ajustes necesarios a la hora de implantar un canal de denuncias.

Establecer vías de comunicación

La nueva ley obliga a las empresas a poner en marcha diferentes canales de denuncias en diferentes formatos (email, verbal, telefónico o una plataforma interna).

En este sentido, la ley no ofrece ninguna preferencia por ninguna de ellas, aunque nuestra recomendación es tener un canal único dónde podamos centralizar, organizar y gestionar todas las denuncias. La única obligación, eso sí, es que se pueda garantizar la confidencialidad del denunciante.

Ofrecer información más clara a los empleados

Los empleadores tendrán la obligación de informar en todo momento a los empleados de qué canales de comunicación se han abierto para estos procesos, e incluso la capacidad de negociar el mejor canal para la organización junto con los trabajadores.

Esta información debe reflejar de manera clara cómo tiene que llevarse el proceso para la denuncia, y qué tipo de infracciones son susceptibles a ser denunciadas.

Disponer de un equipo preparado para atender estas denuncias

Se ha de nombrar a un responsable o departamento independiente responsable de tramitar y gestionar las denuncias recibidas. Tendrá que mantener una comunicación fluida con la persona, o personas envueltas en el problema, además de informarles sobre los procedimientos, avances o cualquier otra ayuda que necesiten.

El uso de un software de recursos humanos con canal de denuncia incluido

El uso de la tecnología puede ayudarnos mucho a adaptarnos a esta nueva directiva europea. En este sentido, una plataforma de recursos humanos puede ayudarnos a gestionar, tramitar, organizar las diferentes denuncias, además de visualizar las diferentes estadísticas y datos.

Aplica sanciones

Se deben aplicar diferentes sanciones a nivel interno en caso de que no se cumplan los procedimientos establecidos.

Así, la empresa debe tener claro que existe un plazo máximo de 3 meses para informar sobre la tramitación de la denuncia. Este plazo comenzará a correr desde la emisión del acuse de recibo, o en los 7 días posteriores a la comunicación de la denuncia.

Esto servirá para mantener una buena experiencia para el empleado, ya que sabe que las pautas y procedimientos se cumplirán. Además servirá para evitar sanciones más cuantiosas en el caso de que la justicia tenga que intervenir.