Gestión documental de una empresa: qué es y cuáles son sus funciones

Las herramientas de Gestión Documental son ya una gran oportunidad para mejorar el rendimiento y agilizar los procesos corporativos de cualquier organización. Una herramienta ya al alcance de cualquier responsable o del propio departamento de Recursos Humanos.

No sólo es el aliado perfecto para adaptarse correctamente al RGPD, sino que a su vez son fundamentales para una óptima transformación digital de las organizaciones; convirtiéndose así en una solución necesaria para la localización, gestión, salvaguarda, y almacenamiento de la información, además de posibilitar la automatización de ciertos procesos de Recursos Humanos.

En este artículo, repasamos qué es la gestión documental, cuál es su importancia, los beneficios que aporta o las principales funciones de un software de gestión documental. Además, repasaremos el caso de empresas como APNABI y cómo ha llevado a cabo estos procesos.

Qué es la gestión documental de una empresa

La gestión documental de una empresa es el proceso sistemático de creación, organización, almacenamiento, conservación, uso y disposición de los documentos generados y recibidos por una empresa. Esta gestión se realiza con el fin de mantener un control efectivo y accesible de la información importante de la empresa, garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos, y cumplir con los requisitos legales y regulares aplicables.

La gestión documental incluye todos los procedimientos para la creación, control y uso de documentos, así como la utilización de herramientas tecnológicas como sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS, por sus siglas en inglés) para asegurar la eficiencia y efectividad del proceso.

Recursos Humanos puede hacer uso de estos sistemas de gestión documental, ya que necesitan administrar la información que proporcionan a los empleados de forma regular.

En resumen, la gestión documental es un componente clave de la gestión de la información en una empresa, y es esencial para asegurar la eficiencia, la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones empresariales.

Importancia de la gestión documental en tu empresa

La gestión documental es importante para una empresa por varias razones:

Mejora la eficiencia: Al tener un sistema organizado y centralizado para la gestión de documentos, se reduce el tiempo y los recursos necesarios para encontrar y acceder a la información relevante.
Aumenta la transparencia y la responsabilidad: La gestión documental permite registrar y rastrear el movimiento de los documentos, lo que aumenta la transparencia y la responsabilidad en la toma de decisiones. Con estos sistemas podrás conocer quién ha enviado qué documento o incluso cuándo se han enviado los documentos.
Facilita la colaboración: Un sistema de gestión documental permite a los miembros del equipo colaborar y acceder a los documentos relevantes en cualquier momento y lugar.
Cumplimiento normativo: Muchas industrias están sujetas a regulaciones y requisitos legales en materia de gestión documental. Un sistema eficiente de gestión documental ayuda a cumplir con estos requisitos y evita sanciones o multas.
Protección de la información: La gestión documental permite controlar el acceso a los documentos sensibles y confidenciales, lo que protege la información de la empresa.

En resumen, la gestión documental es fundamental para asegurar la eficiencia, transparencia y cumplimiento normativo de una empresa, y para proteger su información valiosa y confidencial.

Beneficios de llevar a cabo una gestión documental

La gestión documental en la empresa puede tener muchas ventajas. Aquí encontrarás algunas de los más importantes:

Rapidez y eficiencia: La gestión documental permite a los empleados encontrar y acceder a los documentos relevantes de manera rápida y sencilla, lo que reduce el tiempo perdido buscando información.
Aumenta la seguridad de los datos: Al tener un sistema de gestión documental en el lugar, se pueden establecer permisos de acceso y control de versiones para proteger la confidencialidad y la integridad de los documentos importantes.
Facilita la colaboración al acceder desde cualquier lugar: La gestión documental permite a los equipos compartir y trabajar en documentos en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la productividad.
Cumple con la legalidad: La gestión documental permite a las empresas cumplir con los requisitos regulatorios y legales al tener un registro completo y actualizado de todos los documentos relevantes.
Reducción de costos: La gestión documental puede ayudar a reducir los costos al eliminar la necesidad de papel y almacenamiento físico, y también al aumentar la eficiencia y la productividad.

En resumen, una buena gestión documental puede mejorar la eficiencia, aumentar la seguridad de los datos, facilitar la colaboración, mejorar la conformidad y reducir los costos para la empresa.

Funciones de un sistema de gestión documental

Un software de gestión documental es una herramienta que organiza, almacena y controla de manera eficiente y segura toda la información y documentación de una organización. Un sistema de gestión documental puede incluir las siguientes funciones:

Almacenamiento de documentos: Un lugar centralizado para guardar y acceder a todos los documentos relevantes de la empresa de forma ordenada y bajo carpetas.
Búsqueda y recuperación: Un motor de búsqueda eficiente que permita a los usuarios encontrar documentos relevantes rápidamente.
Control de versiones: Un seguimiento y control de las diferentes versiones de un documento para evitar la pérdida de información o la sobrescritura accidental.

Colaboración en tiempo real: : Herramientas para permitir a los equipos colaborar en documentos y trabajar juntos en tiempo real.
Permisos de acceso: Control de quién puede ver, editar o compartir cada documento, para garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información.
Firma digital : Implementar la firma digital en cada documento de forma automática es una función que muchos sistemas de gestión documental suelen dejar de lado. Pero lo cierto es que, de esta manera, la empresa y el empleado siempre podrán ver los documentos, sus datos de creación y la firma digital incorporada
Auditoría y seguimiento : Registro de quién accede a qué documentos y cuándo, para garantizar la transparencia y el cumplimiento con las regulaciones y los requisitos legales.

Ejemplos de uso de software de gestión documental: el caso de APNABI Autismo Bizkaia

En este caso de estudio que lanzamos, Mireya García, responsable de administración en APNABI, nos contó como un sistema de gestión documental como OpenHR ayudó a su organización en diferentes procesos manuales.

Una de las cuestiones que más destaca es de la plataforma es la comunicación y la parte documental donde el empleado/a tiene todas sus nóminas,el impuesto que necesitan para el IRPF, y la firma digital incluida. Todo les ha ayudado mucho en la gestión, ordenación y administración de esa información, no solo al equipo de gestión humana sino también al resto de la organización.

El gran salto y ahorro fue a nivel de papel. Ya no archivan, ni imprimen los contratos. Los empleados tampoco tienen que desplazarse a las oficinas centrales para recoger o firmar la documentación. Ya no tienen que preocuparse por saber quién falta o no por firmar. Los informes son bastantes sencillos y útiles para esa gestión administrativa. Tener la nómina y el troceador les permite tener toda la documentación en la misma plataforma.

Mejores software gestión documental para tu empresa

Hay varios software de gestión documental que se consideran excelentes opciones en el mercado. Aquí te mencionaré algunos de los mejores:

Microsoft SharePoint: Es una plataforma líder en gestión de documentos que ofrece una amplia gama de funciones para organizar, colaborar y compartir archivos. Permite la creación de bibliotecas de documentos, flujos de trabajo personalizados, control de versiones y acceso basado en roles.
Google Drive: Es una herramienta popular de almacenamiento en la nube que también proporciona funciones de gestión documental. Permite crear, almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y ofrece funciones de colaboración en tiempo real.
OpenHR: OpenHR se enfoca en la gestión documental centrada en recursos humanos y ofrece funcionalidades específicas para ese campo, como la visualización de nóminas, contratos, diferentes modelos laborales obligatorios, o listados de registro horario, entre otros. Dependiendo de las necesidades y preferencias de tu organización, puedes evaluar cuál de estos software se adapta mejor a tus requerimientos y presupuesto.
Dropbox: Similar a Google Drive, Dropbox es una plataforma de almacenamiento en la nube que permite almacenar y compartir archivos fácilmente. Ofrece características avanzadas de gestión de documentos, como el control de versiones y la capacidad de establecer permisos de acceso.
DocuWare: Es un software de gestión documental escalable que permite la captura, indexación y almacenamiento de documentos. Ofrece características como flujos de trabajo automatizados, búsqueda avanzada, integración con otras aplicaciones y opciones de seguridad mejorada.
Adobe Document Cloud: Esta solución de Adobe se centra en la gestión de documentos digitales y la firma electrónica. Permite la creación, edición y firma de documentos, así como el almacenamiento en la nube y el acceso desde cualquier dispositivo

Cuando se trata de la gestión documental, existen diversas opciones de software disponibles en el mercado. OpenHR destaca por su enfoque específico en recursos humanos, brindando a los departamentos de recursos humanos, gerentes y empleados la capacidad de administrar de manera eficiente todos los documentos relacionados, como nóminas, listados de registro horario y más.

Al evaluar las opciones disponibles, es importante considerar factores como la capacidad de almacenamiento, las funciones de colaboración, la seguridad de los documentos, la facilidad de uso y la integración con otros sistemas. Al seleccionar el software adecuado de gestión documental, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia en la administración de documentos y facilitar la colaboración y el acceso a la información relevante.