Gestión de vacaciones: cómo realizarla en tu empresa

Gestionar las vacaciones y las ausencias de los empleados es uno de los procesos administrativos más comunes para los departamentos de recursos humanos y responsables de equipos.

 

El objetivo de esta guía es convertirse en un punto de referencia para que los equipos de HR tengan claro cómo desarrollar este proceso de la manera más eficiente posible y, sobre todo, que te ayude a mejorar la experiencia del empleado durante el mismo. 

 

El   Estatuto de los Trabajadores  es el texto que regula las relaciones laborales en España. Es decir, es la normativa general a la que tenemos que acudir para saber cómo están reguladas las relaciones laborales entre empresa y trabajador. Entre las secciones relativas a la gestión del descanso y de las vacaciones, se encuentra el artículo 38, que establece unos principios al respecto. 

 

El Estatuto de los Trabajadores imposibilita el intercambio de vacaciones por ningún tipo de compensación económica, ya que es un derecho de todos los trabajadores. Además, este derecho deberá ser garantizado a cualquier empleado aunque coincida en el tiempo con una incapacidad temporal del mismo, como en los casos derivados del embarazo, el parto o la suspensión temporal o total del contrato (ERE / ERTE). 

 

Para complementar todas las normas que regulan el disfrute de las vacaciones retribuidas, el Estatuto de los Trabajadores establece que el empleado debe conocer las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute. A pesar de que las fechas de descanso tienen que ser pactadas entre empresa y trabajador, la última palabra la tiene la empresa. Aunque esto no quiere decir que todas las organizaciones no estén sometidas a ciertas imposiciones que marca el   Convenio Colectivo  correspondiente. 

 

Un Convenio Colectivo es una   norma jurídica de obligado cumplimiento que se aplica a un ámbito territorial y sector profesional concreto.  Al aplicarse a una actividad en su totalidad, funciona de una manera más específica, a la manera de un contrato laboral. Además, si una actividad laboral concreta no cuenta con ningún Convenio Colectivo bajo el que esté regulado, será el Estatuto de los Trabajadores el que tenga que regir en ese caso. 

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que los empleados disponen de 30 días de descanso anual (como mínimo) por año trabajado. Hay que tener en cuenta que estos 30 días se refieren a días naturales. La empresa también puede decidir regirse por días laborales, por lo que haciendo un cálculo nos darían 22 días hábiles (hay que recordar que el sábado es día laborable en España a excepción de que coincida con un festivo). 

 

Así, para calcular los días que podemos disfrutar al mes podemos hacer la siguiente operación: 30 días naturales / 12 meses al año = 2,5 días. O si nos regimos por días laborales: 22 días hábiles / 12 meses del año = 1,8 días

 

Pongamos un ejemplo: 

Si la empresa cuenta con 30 días de vacaciones, pero el empleado se ha incorporado en el mes de junio, el empleado tendrá que hacer el cálculo de los días de vacaciones que le quedan. En este caso, ya que el empleado trabajará 6 meses, le corresponden 15 días. 

 

 

El hecho de   trabajar menos horas no disminuye la cantidad de días de vacaciones que el trabajador puede disfrutar, ni tampoco el hecho de no trabajar todos los días laborables. Aunque se trabaje un día o dos días a la semana se tiene derecho igualmente al periodo de vacaciones establecido dentro de la empresa (unos 30 días, como explicamos un poco más arriba). 

 

Otra duda frecuente respecto a la gestión del descanso surge cuando el empleado está en ERTE.  Como ya hemos comentado, de manera general, un trabajador genera 2,5 días de vacaciones. Pero todo puede cambiar dependiendo del tipo de expediente al que esté acogido. 

 

En el caso de un empleado en ERTE de reducción de jornada, el empleado deberá contar con los mismos días de vacaciones, pero estos se retribuirán de manera proporcional a la reducción aplicada. 

 

Por el contrario, cuando el trabajador está en ERTE de suspensión, y por lo tanto no está prestando servicio alguno a la empresa, no genera ningún día de vacaciones siempre y cuando permanezca bajo este régimen. 

 

 

En general, las vacaciones correspondientes a un año deben ser disfrutadas en ese mismo año. Sin embargo, existen circunstancias en las cuales un empleado puede posponer su utilización. Por ejemplo, si durante el período de vacaciones el trabajador se encuentra incapacitado, de baja médica o embarazado, puede hacer uso de esas vacaciones en el año siguiente.

 

En empresas pequeñas, es más fácil coordinar los días libres de cada empleado. Sin embargo, a medida que el número de empleados aumenta, la planificación de las vacaciones puede volverse más compleja y requerir estrategias cuidadosas, similar a un juego de tetris.

 

Como manager o responsable de equipo, llevar un control adecuado de las vacaciones de tus empleados es fundamental para garantizar una planificación efectiva y una distribución equitativa del tiempo libre. Aquí tienes algunas recomendaciones sobre cómo hacerlo:

 

Conocer las políticas y procedimientos: Familiarízate con las políticas y procedimientos de la empresa en relación con las vacaciones. Entiende los plazos de solicitud, las limitaciones, las restricciones que existan y las herramientas que usan. Esto te permitirá brindar una orientación clara y precisa a tus empleados y asegurarte de que se cumplan las reglas establecidas.

 

Comunicación anticipada: Comunica a tu equipo las políticas y procedimientos de vacaciones de la empresa con anticipación. Asegúrate de que todos comprendan los requisitos y las expectativas. Anima a tus empleados a planificar con suficiente antelación y a comunicarte sus planes de vacaciones con la debida antelación.

 

Planificación y coordinación: Trabaja con tus empleados para coordinar las vacaciones de manera que se minimice el impacto en la productividad del equipo. Fomenta una comunicación abierta y transparente sobre las fechas deseadas de vacaciones y busca formas de encontrar un equilibrio entre las necesidades individuales y las necesidades del equipo y la empresa.

 

Equidad y distribución justa: Asegúrate de distribuir equitativamente las vacaciones entre tu equipo. Evita favorecer a ciertos empleados o permitir que algunos acumulen demasiados días de vacaciones mientras otros se ven perjudicados. Mantén un enfoque imparcial y equilibrado al aprobar las solicitudes y planificar el calendario de vacaciones.

 

Usa un software de gestión de vacaciones: Con un programa de control de vacaciones, como el de OpenHR, podrás dejar que los empleados seleccionen las fechas que mejor les vengan para sus vacaciones. Como repsonsable, podrás ver si existe algún problema, como solapación de fechas con otros empleados o el límite de días, para aprobar o denegar la solicitud de forma sencilla. 

 

Planificación de cobertura: Anticipa las necesidades de cobertura durante las ausencias por vacaciones. Trabaja con tu equipo para asegurarte de que haya una planificación adecuada y que las responsabilidades estén cubiertas durante el tiempo de ausencia. Asigna tareas y delega responsabilidades de manera adecuada para mantener la continuidad del trabajo. Para ello, nada mejor que usar un software de turnos y horarios de trabajo junto con uno de control de tareas

 

Comunicación interna y externa: Informa a otras áreas o equipos relevantes sobre las ausencias por vacaciones de tu equipo. Asegúrate de que haya una comunicación clara sobre quién será el punto de contacto en ausencia de cada empleado y cómo se pueden manejar las consultas o problemas urgentes.

 

Registro y seguimiento: Lleva un registro preciso de las vacaciones de cada empleado. Mantén actualizado un calendario de vacaciones compartido o utiliza herramientas de gestión de recursos humanos para realizar un seguimiento de las solicitudes y los períodos de ausencia. Esto facilitará la planificación y ayudará a evitar conflictos o superposiciones.

 

Flexibilidad y adaptabilidad: Reconoce que pueden surgir circunstancias imprevistas o cambios en los planes de vacaciones de tus empleados. Sé flexible y abierto/a a discutir ajustes si es necesario. Siempre que sea posible, busca soluciones que satisfagan tanto las necesidades de tus empleados como los objetivos del equipo.

 

Evaluación y mejora continua: Después de cada período de vacaciones, evalúa cómo se gestionaron y cómo se podrían mejorar los procesos. Solicita feedback a tus empleados sobre su experiencia y busca oportunidades para optimizar la planificación y el control de vac aciones en el futuro. Aprende de los desafíos y éxitos pasados para mejorar continuamente tus habilidades como manager en el control de las vacaciones de tu equipo. Recuerda que el objetivo es encontrar un equilibrio entre las necesidades individuales y las metas del equipo, fomentando un ambiente de trabajo saludable y productivo.

 

En México, es la Ley Federal del Trabajo la que marca las pautas para la planificación del descanso en las empresas.  Según explica el   artículo 76, el trabajador cuenta con un mínimo de 6 días hábiles para disfrutar de las vacaciones. A partir del primer año, esa cifra irá aumentando proporcionalmente dos días más hasta llegar al cuarto año. Una vez el empleado cuente con 12 días de vacaciones al cuarto año de estar trabajando, el período de descanso aumentaría en dos días más cada cinco años de servicios prestados en la empresa.  

 

En México, también las vacaciones prescriben. La prerrogativa de otorgar días de vacaciones se debe hacer efectiva dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios; por ende, para proceder al pago de las mismas es necesario esperar a que este momento llegue y si no disfruta del reposo, entonces el trabajador todavía cuenta con un año para reclamar que se le cubran. Este tiempo se computa desde el día siguiente que concluya el referido término.

 

La Prima Vacacional, por otro lado, es un % del salario (por ley debe ser al menos del 25% del salario diario del trabajador por cada día de disfrute de vacaciones). Los factores de prima se consideran en la nómina,   y pueden variar de acuerdo al tipo de trabajador y de las prestaciones de la empresa. Las empresas más competitivas ofrecen el 100% de prima vacacional, pero son las menos comunes.

 

El Código Sustantivo del Trabajo  es la norma que regula las relaciones entre empleado y empleador en Colombia. La ley establece para los trabajadores un mínimo de 15 días hábiles como mínimo que puede disfrutar de manera consecutiva. El empleado está obligado a coger como mínimo 6 días hábiles al año de descanso y acumular el resto hasta por dos años (dependiendo del sector y el perfil al que pertenezca el trabajador). 

 

La ley establece en Chile que el trabajador tendrá derecho también a disfrutar de 15 días hábiles de vacaciones anualmente (1,25 al mes por día trabajado y siempre y cuando tengas al menos un año trabajado). Al igual que en el caso anterior que vimos en México, la norma establece que el trabajador que permanezca más de 10 años en la empresa podrá sumar 1 días más de vacaciones. Es importante saber, además, que según lo establecido en el artículo 43 del   Reglamento Nº969  del Código del Trabajo, el trabajador determinará —por regla general— cuándo hacer uso del descanso al menos, 1 mes antes de la fecha de su inicio. 

 

Las plantillas de Excel son una de las herramientas preferidas aún por muchos de los departamentos de recursos humanos para llevar a cabo el control de ausencias de los empleados. 

 

Aunque a primera vista pueda parecer una buena opción, y en algún sentido pueda ser aún útil,   no es una herramienta para gestionar procesos, por lo que adolece de muchas de las funciones que seguramente estás demandando. 

 

El primer inconveniente al que se enfrenta el responsable es el tener que estar pendiente de cada una de las peticiones que le lleguen al correo (o por cualquier otro medio), y tener que   actualizar de manera manual el documento constantemente.   Los riesgos de cometer cualquier fallo (duplicidades, errores de entrada, descuidos en la actualización,..) también se incrementan con este sistema. 

 

Otro problema al que nos enfrentamos cuando usamos Excel para gestionar las vacaciones es la   falta de autonomía del empleado,  que no podrá visualizar o seleccionar directamente en su calendario todas los tipos de ausencias (incluidas las vacaciones). Esto supondrá una mejor experiencia del empleado en la organización y la posibilidad de hacer más eficiente ciertos procesos sin los cuales la empresa no podría funcionar de manera correcta. En este sentido, además,   Excel adolece de no ser un sistema responsive, por lo que no puede ser actualizado o consultado por el usuario en cualquier momento.   Su usabilidad es bastante reducida. 

 

Por otro lado, otro de los problemas que tiene Excel, y si estás creciendo en número de empleados te habrás dado cuenta, es la   dificultad de continuar con ese crecimiento sin una herramienta adaptada. La navegación y las consultas se harán cada vez más lentas debido a la cantidad de datos que ya necesitarás ir gestionando. Un ritmo que una empresa en plena expansión no puede permitirse. 

 

Sin embargo, si quieres empezar a gestionar las vacaciones de tu equipo mediante una   plantilla Excel para gestionar vacaciones, encontrarás en el mercado algunas que permitirán al responsable ver la información relevante respecto al empleado (días de ausencias, tipos de ausencias, días trabajados), pero que adolecen de todos los inconvenientes que hemos señalado. Usa esta plantilla excel para gestionar las vacaciones de tus empleados para mantener un control básico de las ausencias de los mismos. 

 

Por suerte, existen alternativas. 

Puedes contar con una   base de datos  para visualizar las ausencias de tu equipo de una forma mucho más rápida y cómoda. Sin embargo, continúa siendo un sistema en el que no podrás gestionar ningún proceso relacionado con las vacaciones o las ausencias de tu equipo.   No se podrá solicitar, aprobar o cancelar ningún tipo de ausencia desde cualquier dispositivo. Tampoco se podrá compartir la información ni ofrecer un grado relevante de autonomía al empleado. 

 

Esto se podría ir corrigiendo si compartiéramos, por ejemplo, un calendario de   Google Calendar  en el cual los empleados podrán visualizar y seleccionar los días de vacaciones (eso sí, sin saber con cuántos días restantes cuenta aún). El responsable y el empleado tendrán una visión clara de los días que está ausente, y además el trabajador tendrá un grado mayor de autonomía al poder autogestionar sus vacaciones y días de ausencias. Eso sí,   mientras solucionas algunos retos en materia de experiencia del empleado, te enfrentarás a otros, como la cancelación de los días seleccionados y el motivo, la comprobación de los días que aún le quedan a empleado por disfrutar, o una política clara de ausencias. 

 

Pero si tu empresa quiere ir más allá y llevar a cabo una gestión de las vacaciones de los empleados más eficaz, un software de gestión de vacaciones es la mejor alternativa. En este artículo, además, podrás encontrar algunos de los mejores software de gestión de vacaciones del mercado, donde te damos algunas opciones que puedes considerar. 

 

Con un software de gestión de vacaciones como el de OpenHR, la experiencia del empleado aumentará considerablemente en tu empresa.  El empleado podrá visualizar y solicitar los días de descanso desde una   plataforma intuitiva y ágil.

 

Además, en un mundo híbrido de trabajo el poder   consultar toda esa información en cualquier momento y en cualquier dispositivo supondrá un plus en el proceso de atracción del talento. Además, podrán solicitar las horas de ausencia que necesiten (¡sean dos, una o cuantas necesite el trabajador!). Con tu app de control de vacaciones, el empleado lo podrá hacer todo directamente en la aplicación de su teléfono. 

 

Por otra parte, el responsable podrá denegar la solicitud del empleado (con la justificación correspondiente) dentro de un   workflow de aprobación  adaptado a los distintos flujos de trabajo. Además, cada vez que haya una nueva solicitud, el mánager o el equipo de recursos humanos recibirá una   notificación  que le hará más fácil la validación del proceso teniendo en cuenta los   solapamientos de horas  que pudiesen surgir. 

 

Este sistema es mucho más rápido y efectivo gracias a un programa como el que proporciona OpenHR, en el cual la flexibilidad del software permite que sean   los propios centros de trabajo, sedes o grupos de trabajo los que autogestionen los calendarios y días festivos. Un sistema del que ya se benefician muchas organizaciones y franquicias. Todo ello acompañado además de que el sistema distingue entre protocolos y horarios, teniendo la posibilidad de sostener más de un calendario dependiendo del número de centros de trabajos. 

 

La comunicación es otro factor a tener en cuenta a la hora de elegir tu software de gestión de vacaciones. OpenHR permite por una parte que el empleado esté siempre informado del calendario laboral de su empresa, cuántos días puede solicitar y en qué fechas.   Esa comunicación también podrá ser reforzada gracias al sistema de comunicación interna de OpenHR,  a través del cual podrás informar a  los empleados de todas las novedades en una sola plataforma. 

 

Los responsables y mánagers de equipos podrán ahorrar mucho tiempo en estos procesos administrativos ya que el software de recursos humanos de  OpenHR calcula automáticamente los días de vacaciones,  y se le mostrará al usuario toda la información (días pendientes, días gastados y días aprobados) teniendo en cuenta el calendario correspondiente en función del convenio. 

 

Por último, con un software para control de vacaciones puedes crear consultas y ejecutar   informes personalizados  en tiempo real con los datos más relevantes para tu empresa (como, por ejemplo, los días de vacaciones concedidos en una fecha determinada, reportes por centro, departamento o grupo de trabajo, o el cálculo del índice de absentismo en la organización). También, las   conexiones con los cuadros de mando  integrados en nuestro sistema te permitirán tener acceso a un dashboard aún más específico y avanzado. 

 

Además, podrás seguir gestionando el tiempo de una manera más avanzada gracias al   sistema de fichaje que incorpora con el que las organizaciones podrán gestionar las horas de salida y de entrada de los empleados.