La transformación digital que muchas empresas están implementando en su organización, junto a la crisis del coronavirus, ha agilizado la implantación de determinados procesos digitales en muchos ámbitos de la sociedad y las organizaciones. Estos, por supuesto, tienen en cuenta a los departamentos de RRHH y cargos responsables, quienes se están viendo beneficiados por este impulso digital en el sector, a pesar de que han tenido que adaptarse rápidamente a un mundo más digitalizado que el de hace unos meses.
Una de las herramientas que más importancia está tomando con la emergencia de la crisis sanitaria es, sin duda, la firma digital. Y es que la posibilidades que ofrece un sistema de firma digital para potenciar la Experiencia del Empleado son tan amplias que los recursos humanos han encontrado una vía a través de la cual canalizar su cultura corporativa y articular el Employer Branding particular.
Al hilo de la experiencia positiva que los recursos humanos están teniendo con estos sistemas, Antonio Sánchez Díaz (Director General de planificación de Recursos Humanos en el Ayuntamiento de Madrid), comentó en una reciente webinar organizada por OpenHR que: “Antes de que llegara esta pandemia, tenía en mi despacho carpetas y carpetas de firma manual. Solo firmaba en digital un 10% de todas las firmas. Uno de los cambios es que ya firmo un 100% por portafirma electrónico. Las herramientas estaban, y funcionaban, pero no había cultura de usarla”.
Consideraciones previas; la firma electrónica no es sinónimo de firma digital
La firma digital es el sistema legal mediante el cuál un conjunto de caracteres se añaden al final de un documento con el objetivo de demostrar su validez (con la idea de demostrar al receptor del mensaje que el emisor del mensaje esté identificado (autenticación), que éste no puede negar que envió el mensaje (no repudio); y que el el documento que está firmado está completo y no ha sido modificado desde su emisión (integridad).
Está basado en los sistemas de criptografía de clave pública (o PKI). Esto certifica, como ya hemos referido en el párrafo anterior, que un documento no ha cambiado en nada respecto al original. La firma implica la existencia de un certificado u organismo que valida la firma e identidad de la persona que la realiza.
En este sentido, el software de firma digital se está convirtiendo en un elemento clave para la digitalización de la empresa. Y confiere, además, mayor seguridad a todo el proceso de gestión documental de la organización.
Lo primero que debemos conocer si queremos entender qué es una forma digital es el término hash, o algoritmos que consiguen crear a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo), una salida alfanumérica de longitud fijada, que se convierte en un resumen de toda la información que se le ha dado.
El software de firma crea un hash unidireccional de los datos electrónicos que tienen que ser firmados. La clave privada de autenticación encripta el hash enviado. El hash cifrado junto con otra información es la firma digital.
Cualquier cambio en los datos arrojados dará como resultado un valor diferente. Este atributo permite al receptor validar la integridad de los datos; mediante la clave pública del firmante se puede descifrar el hash.
Contrastando el hash descifrado con un segundo hash calculado, se comprueba si de algún modo los datos se han alterado durante el proceso, o si la firma ha sido creada con una clave privada diferente que no corresponde con la clave pública presentada por el firmante. La firma se invalida automáticamente en el caso de que el documento firmado digitalmente sea alterado, lo que permitirá alertar tanto al remitente como al receptor de dicha infracción.
Por otra parte, se hace necesario aclarar (de nuevo) que la firma digital y la firma electrónica no son lo mismo, aunque haya ocasiones en las que se utilicen como sinónimos. Se trata de un concepto jurídico relativo a la identificación de una firma manuscrita y se utiliza en diversos soportes electrónicos diferentes. Por ejemplo, cuando firmamos con un lápiz electrónico o con firma digital. Hay varios tipos de firma electrónica, algunos más avanzados y otros más avanzados.
La diferencia entre ambos tipos de firmas es que la firma digital es un tipo de firma electrónica validada, y certificada, por lo que cuenta con validez legal, mientras que una firma electrónica no necesariamente tiene que serlo.
La firma digital tampoco puede confundirse con la firma digitalizada. El hecho de que se pueda escanear una firma manuscrita, tampoco valida el documento, ya que este ha podido ser modificado a posteriori.
La firma digital es legal, aunque no tiene naturaleza jurídica, ya que su objetivo no es validar el propio acto de voluntad por parte del firmante, sino tan sólo encriptar los datos de cualquier documento para dotarlo de mayor seguridad.
Ventaja para las empresas
Existen varias ventajas que recursos humanos puede extraer de un sistema de firma digital para la gestión de los empleados, ya que, entre otras cosa, la Experiencia del Empleado sale reforzada por dicha implementación.
La firma digital de los documentos supone a corto plazo, una ventaja competitiva para tu empresa. El ahorro en tiempo y papel dotará a los procesos corporativos de recorridos más ágiles, por lo que no solo supone una ayuda al medioambiente y un actitud ética ante el futuro, sino que a su vez la inversión inicial pronto retornará de manera positiva.
Por otra parte, las firmas electrónicas ofrecen seguridad y respaldo legal, y como hemos explicado anteriormente, permite aumentar la seguridad de nuestros procedimientos, y garantiza la integridad de la información contenida en el mensaje o documento, además de impedir que el trabajador pueda negar que fue él quien firmó dicho documento.
Pero la utilidad más evidente se produce en períodos de confinamiento y de distanciamiento social como el que estamos viviendo. Si ahora nos resulta imposible concertar cualquier tipo de encuentro con algún trabajador o futuro trabajador, la digitalización nos ayudará a seguir en contacto con ellos sin mayores obstáculos que dificulten el funcionamiento de la compañía.
Dicho argumento puede ser utilizado en el caso de empresas que se muevan dentro del ámbito de la movilidad internacional y tengan intereses en otros países. La necesidad de agilizar procesos y estar en contacto con otros trabajadores que se encuentran en otras partes del mundo es fundamental para mantener su base de negocio. Hay que tener en cuenta, por ejemplo, las dificultades logísticas que hay con países como Brasil, Argentina o Chile, donde las distancias son muy largas y nos separan muchos kilómetros.
La parte de un todo: hacia la transformación digital total de la empresa a través de la tecnología
Es fundamental saber sacar todo el partido de la implementación de un sistema de firma digital dentro de los procesos corporativos. Un proceso en el cual destacaría el uso de la tecnología, patente a través de un software de gestión de empleados, como elemento imprescindible para su desarrollo.
Un sistema integral de gestión de empleados garantizaría la trazabilidad y veracidad de las firmas emitidas gracias a un sistema de autenticación que el propio software de Recursos Humanos pone al servicio de la empresa para la gestión de sus trabajadores. El funcionamiento del sistema tiene sentido dentro de un todo global de gestión integrada que se nutre de una idea unitaria para potenciar la seguridad y otros procesos de recursos humanos.
Con un software de recursos humanos, por otra parte, la organización podría optimizar los procesos de envío de documentación digital entre profesionales de este sector, responsables y empleados, además de proporcionar disponibilidad online de los documentos firmados para que los usuarios involucrados estén al tanto de las actualizaciones. Un sistema que permitiría añadir un repositorio centralizado de documentación a través del cual mejorar el seguimiento del estado de los documentos (sabiendo quién está actualizado con respecto a las firmas de qué documentos), aprovechando el workflow integrado en la organización y desarrollado por el propio sistema.
Además, podrás gestionar la relación laboral con todos tus empleados: alta de empleados, cambios de turnos, modificaciones contractuales, bajas, o documentación propia del trabajador que necesita entregar a la empresa. Todo este proceso se verá simplificado, agilizado y reforzado gracias al sistema de comunicación interna que las empresas pueden utilizar para establecer una comunicación multidireccional entre empleados, mandos intermedios y la dirección.
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