El onboarding o proceso de acogida son todas aquellas iniciativas que las compañías ponen en marcha para garantizar una adecuada integración de los recién llegados en la organización. Consiste en hacer que la nueva incorporación se integre a su equipo y organización de manera eficaz. El principal objetivo es que gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía con el mínimo estrés.
Es más que el evento de un día, que una simple bienvenida. Más que preparar un contrato, un ordenador, darle regalos de empresa o inscribirse en cursos obligatorios, son acciones que “introducen” de forma “acogedora” al trabajador en la organización, para que se sienta integrado de forma no frustrante en el equipo y que se empape de forma entusiasta de la visión, los principios y los objetivos de la empresa. Es un proceso, que como vemos, no es un hecho puntual que dura unos días en completarse.
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Según Gallup, sólo el 12% de los empleados está convencido de que su organización hace un gran trabajo a la hora de hacer el proceso de onboarding. Eso significa que el 88% no cree que su organización haga un gran trabajo de incorporación, ¡y eso deja mucho margen de mejora! Estos datos concuerdan con un reciente informe de Linkedin, que indica que de media el 22% de los cambios de trabajo se producen durante los primeros 45 días.
En la actual situación de crisis por el Covid19, donde se ha impuesto de una forma tan masiva el teletrabajo como medio natural de fórmula de trabajo, es más necesario que nunca aplicar fórmulas de proceso de acogida en remoto, sin perder de vista las dificultades que el distanciamiento social ha provocado para llevar a cabo dichos procesos (mala comunicación, falta de pertenencia, falta de proximidad, falta de interacción, ...).
Por esta razón, a partir de ahora, la clave estará en saber usar las herramientas de las que disponemos dentro de una cultura híbrida de trabajo. Canales de comunicación interna, planes de formación, DMS, portal del empleado, sistema de encuestas, herramientas de videoconferencia o de chat, serán algunas de las nuevas herramientas que en el futuro (una vez hayamos superado esta crisis sanitaria) sostendrán el nuevo modelo híbrido, con una mezcla de trato personal y de gestión digital. Un modelo que debe suponer un cambio más allá de la técnica y consolidarse en un nuevo espacio social y cultural.
Empresas que han impulsado planes de acogida en remoto para los nuevos empleados.
Acogida de personal: “from yes to desk”. El caso Twitter
El proceso de acogida “from yes to desk” consigue ofrecer una buena experiencia a los empleados desde el momento en que dicen “sí” a la oferta de trabajo hasta que se sientan por primera vez en su puesto de trabajo (desk). Es una lista secuencial de tareas de 75 pasos (en la que trabajan los departamentos de recursos humanos, selección, seguridad e IT) asegurando que las nuevas incorporaciones tienen su email activado, sus mesas preparadas y toda la información sobre sus nuevos puestos de trabajo en orden. Esto es más necesario que nunca cuando los nuevos empleados van a utilizar como medio habitual la fórmula de teletrabajo.
La videoconferencia ha suplido al contacto directo con los equipos y personas en los procesos habituales en sus instalaciones. El acompañamiento habitual durante su primer desayuno o comida se ha cambiado por videoconferencias programadas con compañeros, managers y tutores que mantienen el contacto con sus nuevos compañeros para darles el apoyo en su introducción que necesitan. El equipo de recursos humanos se asegura de que sus mánagers y varios miembros de sus equipos le acompañen en estos momentos.
Onboarding intenso y programado. El caso Lever
Los nuevos empleados en su incorporación a la empresa, de forma inmediata, tienen definido el plan de tareas en sus primeros días en su incorporación, y pueden ver todos los detalles sobre las presentaciones, talleres online y clases de formación en remoto a las que tienen que asistir. Las nuevas incorporaciones, al participar como equipo en los eventos y charlas por videoconferencias programadas, crean su primer grupo social dentro de la empresa.
De esta forma, en sus primeros días en la compañía las nuevas incorporaciones aprenden todo lo necesario sobre sus clientes, sus productos, la estrategia y el sector en el que van a trabajar, independientemente del área de la empresa donde se van a integrar, o cuestiones más prácticas.
Al final de la semana de acogida, los nuevos empleados ya han tenido la oportunidad de reunirse con todos los jefes de departamento y con el propio CEO de la compañía. Se consigue así un proceso de acogida de incorporaciones en el que los nuevos empleados reciben de forma directa la visión, los principios y los objetivos de la empresa, y su aplicación en la práctica diaria.
Hemos resaltado dos conceptos claves que construyen un plan de acogida en remoto, como son la orientación y la socialización, que componen modelos no excluyentes y compatibles uno con otro. Por una parte, la orientación, recoge la actividad y las tareas de los recursos humanos, e incluso de otros departamentos incluidos, que se encargan de introducir al nuevo empleado en la empresa, en las tareas que requiere su nuevo puesto y en cuestiones concernientes a su trabajo. La socialización, por otra parte, es el proceso que se encarga de familiarizar al empleado con su nuevo puesto de trabajo a través de diferentes actividades con los que se relaciona con el resto de nuevos compañeros.
