Onboarding para empresas: cómo realizarlo en tu organización

El objetivo principal del onboarding es integrar de forma exitosa y sencilla al nuevo empleado en la empresa. Hay muchas actividades que intervienen en el proceso de incorporación; desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la formación del equipo.

El término «onboarding», por su denominación en inglés, significa, literalmente, abordar en español. Cuando hablamos de este término en organizaciones solemos hacer referencia al proceso a través del cual los miembros de la empresa comienzan una nueva andadura en una organización.

Esto significa que no solo los empleados en una compañía se adaptan o aprenden los procesos internos de la empresa, sino que se integran dentro de la cultura de la empresa dentro de un marco común.

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¿Qué es el onboarding o plan de acogida?
2.1. Objetivos de un proceso de Onboarding
Ventajas de un proceso de onboarding
Diferencias entre onboarding, inducción y formación.
¿Cómo realizar un proceso de onboarding exitoso?
Las 4 fases de un proceso de onboarding
Las 5 C’S de un plan de onboarding
Onboarding digital: tendencias en los nuevos procesos de onboarding
La mejor opción: Software de onboarding
Como realizar un proceso de onboarding con éxito.
Ejemplo de plan de onboarding.

1. Que es el onboarding

El onboarding de empleados es el proceso de bienvenida para integrar a los nuevos empleados dentro de la empresa y en su nuevo rol. Para una buena incorporación debemos hacer énfasis en los conceptos de “proceso”, “acogida” e “integración”. Estas palabras resaltadas son la clave para una incorporación exitosa de empleados.

La incorporación puede durar desde unas pocas semanas hasta un año, pero la incorporación más eficaz suele durar, al menos, unos 6 meses, dependiendo de la experiencia y aptitudes del nuevo empleado, y de las características del puesto. Idealmente, una vez que se complete la incorporación, los empleados se sentirán seguros y competentes para el desarrollo de su trabajo.

2.1. Objetivos del onboarding

Diversas investigaciones muestran que la calidad de la incorporación experimentada por los nuevos empleados afecta drásticamente el compromiso, el rendimiento y la longevidad, entre otros factores. El objetivo de un proceso de Onboarding trata de que el nuevo trabajador sepa:

Quiénes son sus jefes y compañeros.
Establecer relaciones con otros empleados
Dónde desempeñará sus funciones.
Las responsabilidades de su trabajo.
Los medios de trabajo que debe utilizar.
Crear confianza y seguridad.
Conocer los hábitos de la empresa.
Establecer expectativas .
Crear una definición clara de roles y límites.

2. Ventajas de un proceso de Onboarding

Las ventajas principales, tanto a largo como a corto plazo, que supone crear un plan de onboarding exitoso pudieran ser las siguientes:

Permite atraer y retener el talento. Un buen proceso de acogida será recordado por mucho tiempo. Se reducirán los índices de rotación y de absentismo en la organización.
El trabajador absorbe los valores corporativos que conforman la cultura de la empresa.
Posibilidad de tener al mejor talento en cada área, y que sea productivo cuanto antes. Un trabajador contento es más productivo y dará mejores resultados.
Las dudas y los dolores de cabeza del empleado desaparecerán.
Aumentarás el Employer Branding de tu organización. Realizar un onboarding de empleados refleja la idea de que la empresa se preocupa por ellos, lo que repercutirá a largo plazo en una imagen corporativa positiva.
El empleado se adaptará más rápido a los procesos corporativos y mejorará la coordinación con el resto de compañeros de forma muy rápida.

3. Diferencias entre onboarding, inducción y formación

Existen diferencias considerables entre estos tres términos que a veces se mezclan en nuestro imaginario.

Para comenzar, la capacitación y la incorporación, aunque están mutuamente relacionadas, son dos cosas completamente diferentes.

La capacitación se refiere a las responsabilidades o tareas asociadas con un trabajo. A diferencia de la incorporación, la formación cubre todos los aspectos que nos sirven para completar estas tareas necesarias, junto con el uso de la tecnología y las herramientas relacionadas para un desempeño exitoso.

Con el onboarding, los nuevos empleados se sumergen en los ideales y la cultura de una organización. A diferencia de la capacitación puntual y esporádica, la incorporación de los empleados dura mucho más, hasta incluso los primeros 90 días.

Si bien existen muchas similitudes, también existen algunas diferencias clave entre la incorporación y la inducción. Las inducciones suelen durar un día y rara vez duran más de una semana. Se trata más de una integración burocrática y técnica del empleado a la empresa que servirá tanto al empleado como a la empresa a un nivel práctico. El empleado se familiariza con el aparato técnico, social, físico y burocrático de la empresa.

En comparación, la incorporación puede comenzar antes del primer día de un empleado y durar semanas o meses.

4. ¿Cómo realizar un onboarding de empleados exitoso?

Según Gallup tan solo el 12% de los empleados está realmente convencido de que su organización hace un gran trabajo a la hora de hacer el proceso de onboarding (¿cuánto margen de mejora les queda aún a las organizaciones?).

En este sentido, existen algunas claves que las organizaciones pueden seguir para tener éxito en un proceso de onboarding. Analizamos algunas.

Determinar qué tiene que conocer el nuevo empleado para desempeñar sus funciones Es fundamental durante el onboarding a los empleados determinar qué información primaria y fundamental debe trasladarse al empleado.

Ofrecer determinada información sobre el cargo: una descripción de las funciones a desempeñar, evaluaciones anteriores de performance y potencial que alcanzaron los antecesores, …. con el objetivo de que el empleado pueda tener una referencia.
Define los referentes internos y externos para cada posición. El responsable podrá definir quiénes son los referentes internos y externos para el nuevo empleado (clientes, proveedores, compañeros,...) que pueden trabajar para la compañía o con ella.

Mantener reuniones periódicas entre el empleado y el coach. El coach o mentor asignado al empleado tiene un papel clave a la hora de inspirar a los nuevos empleados.
Consolidar la relación entre el coach / mentor y el nuevo empleado. Adjudicar a un mentor por cada trabajador permite que el onboarding de empleados fluya de forma correcta.
Hacer seguimiento constantemente. Como responsables tenemos que ser capaces de hacer un seguimiento constante para comprobar que las expectativas por parte de la empresa y del empleado se están cumpliendo.
Tener un plan de acción. Construir un plan estructurado con fechas de entrega durante las primeras semanas sirve para evitar el estrés para el responsable, la empresa y el empleado, y evitará la saturación de los primeros días.
Cubrir el primer día. Durante el primer día tendremos que cubrir ciertos puntos necesarios para que la incorporación sea lo mejor posible.
Ser accesible para el nuevo empleado. Demuestra que el equipo está atento y está listo para solucionar las dudas. De esta forma podrás solucionar sus problemas, y demostrar que te interesa su progreso.
Hacer uso de la tecnología. Para establecer un plan, y monitorizarlo, puede ser muy positivo contar con un software de onboarding que nos ayude a gestionar todo el proceso.
Proporciona las herramientas. La tecnología está jugando un papel central en la Experiencia del Empleado. Por eso, es fundamental asegurarnos que el empleado recibe en estos primeros pasos en la empresa la formación necesaria acerca de todas las herramientas que va a utilizar.
Contar con la perspectiva del empleado. El proceso de onboarding triunfa cuando se toma en consideración la perspectiva del empleado.
Extiende el proceso de mejora de Experiencia del Empleado al resto del Employee Journey. Sin embargo, el onboarding de empleados, aunque fundamental, es solo el principio de todo lo que el empleado va a sentir y experimentar a lo largo de toda su carrera en la empresa.

>> Puedes continuar leyendo el artículo: Proceso de onboarding: cómo realizarlo de forma exitosa <<

5. Las 4 fases de un proceso onboarding

Si tu organización es nueva a la hora de realizar procesos de onboarding o si está buscando mejorar esta área de recursos humanos, comprender las diferentes fases de incorporación te ayudará a diseñar una estrategia clara y efectiva para involucrar a los candidatos y mejorar la retención y fidelización de los nuevos empleados.

# Fase de pre-onboarding

Un buen proceso de onboarding comienza cuando se inicia la búsqueda del candidato. Las personas que comparten los valores de la empresa, se adaptarán mucho más rápido a la organización. Usa tu oferta de empleo, las entrevistas y la página web para motivar a los candidatos que se acerquen a tu filosofía a aplicar. Habla de los valores corporativos, en qué consiste la estructura de la empresa, el trabajo que va a realizar, y las características de cada departamento y los diferentes procesos de trabajo.

Esta fase también contempla el período que continúa hasta el primer día de la incorporación. Durante esta fase previa, puedes ayudar a los empleados a completar todo el papeleo necesario (como la firma del contrato, ¿no?), y prepáralos para tener un gran primer día.

# Fase de bienvenida. Primer día de trabajo.

La segunda fase de incorporación se centra en dar la bienvenida a los nuevos empleados a la organización, además de proporcionar la ayuda necesaria a los nuevos miembros para adaptarse. Es muy posible que aún no conozcan a nadie dentro de su organización y que no sabrán cómo funcionan los equipos en el día a día. Por eso es necesario presentarles a sus nuevos compañeros, acompañarlos a su puesto de trabajo (en el caso de que el trabajo sea presencial) y enseñarles lo básico para que pueda ir manejándose ese primer día.

Con OpenHR, por ejemplo, podrás ofrecer a tus empleados todo un lugar donde administrar su información principal. Además, podrás presentar fácilmente el organigrama de tu empresa para que conozca a sus compañeros, o podrá ver las últimas noticias de la empresa para que vaya familiarizándose con ella.

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#Fase de adaptación. La primera semana

Durante la primera semana el empleado tendrá que ir adaptándose a la empresa y a sus compañeros, por lo que no es recomendable pedir demasiado esos primeros días. De hecho, MailChimp no permite que los empleados trabajen esos primeros días. Prefiere que se adapten, conozcan a sus compañeros, y pasen por los departamentos que tiene que conocer antes que ponerse directamente a trabajar.

Asegúrate también que el mentor, en el caso de que tenga asignado uno, se relaciona frecuentemente con el empleado y le guía durante esos primeros días. La formación es una parte fundamental de esta fase.

# Fase de transición hacia el nuevo rol. Onboarding continuo

Un buen proceso de onboarding se extiende hasta incluso un año. Después de haber terminado la fase de adaptación al puesto, es el momento de planificar las otras acciones, con vistas, especialmente, a fidelizar el talento y terminar la integración con éxito.

Asegúrate de mantener reuniones periódicas con el nuevo empleado para asegurar que el proceso de onboarding está siendo exitoso, y que cumplen los objetivos pactados durante la primera semana.

6. Las 5 Cs de un Onboarding exitoso

En este punto analizaremos las 5 Cs del Onboarding que toda organización debería considerar como parte para las nuevas contrataciones.

#Compliance. También denominada a veces la parte “aburrida” del onboarding, cubre todo lo referente a la comprensión básica por parte del empleado de las políticas y procedimientos de la organización; desde las normas de seguridad, prevención de riesgos del acoso, hasta requisitos de confidencialidad o procedimientos departamentales. Este punto suele abordarse durante la etapa del primer día.

#Clarification. Aclara y comunica el rol y las expectativas acerca del desempeño del nuevo empleado. ¿Cuáles son sus metas individuales? ¿Qué hace su organización y cómo funciona? ¿Cómo encaja su función en los objetivos de la organización y del equipo? Cubrir todas estas preguntas que tienen los nuevos asociados cuando se incorporan a una nueva empresa puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día mucho más rápido que hacer que lo descubran por sí mismos.

#Culture. Los nuevos empleados comienzan a estar expuestos a la cultura de la empresa con la primera visita al sitio web o cuando tienen que ir a la oficina para una entrevista. Por eso es fundamental transmitir la cultura de la organización a lo largo del programa de incorporación. Asegúrate de que están muy familiarizados con la misión, la visión y los valores de su organización y la forma en que los empleados se comunican entre sí.

#Connection. Los responsables deben asegurarse de potenciar las relaciones interpersonales dentro de la organización, y que los nuevos empleados conozcan y se conecten con los sub-grupos existentes dentro de la empresa. La figura del mentor puede resultar muy útil en este punto.

#Check Back. Recopila todos los comentarios posibles y realiza campañas de feedback para mejorar continuamente el programa de incorporación de su organización. El manager tiene la responsabilidad de reunirse con los nuevos empleados durante los primeros 30, 60 y 90 días para comprobar que todo sigue su curso. Algunos de los conceptos a reforzar podrán ser cubiertos por el departamento de recursos humanos, algunos por el gerente de contratación y otros por un compañero.

7. Onboarding digital: tendencias en los nuevos procesos de incorporación

A la hora de realizar un proceso de onboarding son varias las tendencias que nos encontramos en las empresas con flujos de trabajo más ágiles, y que resumimos a continuación:

1. Ha pasado de ser un evento aislado a un proceso.

Una de las grandes tendencias que estamos viviendo dentro del ámbito del onboarding, es que los procesos de incorporación ya no es un evento aislado que dure 2 o 3 días como máximo. Actualmente las organizaciones están comenzando a realizar el onboarding antes incluso de la incorporación de nuevos empleados, con una duración de tres a seis meses desde la contratación, o incluso hasta los 12 meses.

Por supuesto, es recomendable centrarse en el primer día y en ofrecer una experiencia total para que el empleador se sienta acogido (reuniones, presentaciones, información relevante,...), pero no olvides que es solo una parte de un proceso más grande.

Un proceso de onboarding exitoso comienza cuando el empleado firma el contrato de trabajo.

2. Cubre tres áreas principalmente.

Un proceso de onboarding tiene una gran influencia en la impresión que dejará la figura del responsable en el empleado. Para que sea exitoso, debería cubrir tres áreas:

Contexto del negocio: objetivos, posicionamiento, competencias, de la organización.
Contexto situacional: Aquí, especialmente se tratará todo aquello relacionado con el puesto de trabajo y lo que se espera de nosotros.
Contexto Cultural: Misión, visión y valores de la empresa.

3. Acompañamiento guiado

La figura de un compañero o mentor es esencial para establecer un feedback bidireccional que permita conocer la opinión del candidato en todo momento.

Debido a la emergencia del nuevo onboarding híbrido, el mentor puede equilibrar el número de reuniones presenciales o en remoto, que será fundamental para una adaptación óptima y eficaz a la cultura de la organización.

Dichos mentores están jugando un papel fundamental para facilitarles información sobre qué hace la empresa y cómo lo hace a los nuevos empleados. Además, podrá inspirarles y ayudarles a entender el propósito de la empresa y lo que su función va a implicar en este crecimiento.

4. Onboarding digital

La transformación digital también está asumiendo una función central en el desarrollo e implantación de procesos de onboarding. Por una parte, permite realizar un seguimiento de todos los procesos de onboarding abiertos, tasas de abandono en los primeros días de la incorporación, o cualquier otro dato que nos permita mejorar procesos. Un software de onboarding como OpenHR permite realizar un onboarding asistido o desasitido para poder gestionar tus procesos de incorporación.

Por otra parte, nos ayuda a identificar necesidades de formación y poner en marcha módulos específicos de e-learning, además de ayudar a los empleados a conectarse, y analizar su desempeño, reflejo en muchas ocasiones de un plan de onboarding exitoso.

8. La mejor opción : Software de onboarding

Tal y cómo hemos venido explicando hasta ahora, la tecnología está permitiendo una mejora en los procesos de incorporación gracias a la emergencia del software de onboarding.

Una herramienta de estas características, podrá ayudarte a llevar un control del proceso de todas las tareas asociadas a la incorporación. El software de onboarding de OpenHR permite, además, realizar una incorporación desasistida o asistida (mentoring) a través de flujos de trabajo de aprobación que hará más sencillo y ágil que el empleado se integre de forma efectiva en la organización.

Además, esta herramienta podrá ser complementada con otras que OpenHR pone a tu disposición para que el proceso sea completamente exitoso. El gestor documental de OpenHR te permitirá enviar toda la información necesaria para que pueda ser firmada incluso por el propio empleado. Además, el organigrama corporativo permitirá conocer de primeras al empleado quiénes son sus empleados y qué posición ocupa dentro de la jerarquía.

Por último, un software de evaluación del desempeño permitirá a los empleadores conocer si el nuevo empleado se está incorporando bien al puesto de trabajo y está cumpliendo con los primeros objetivos propuestos, o si, por el contrario, hay algún obstáculo que lo esté impidiendo y necesita de alguna formación extra. Para ello, un software de gestión de la formación, permitirá conocer el grado de avances de los diferentes cursos que esté realizando el empleado, y qué habilidades está adquiriendo.

9.Cómo realizar un plan de onboarding con éxito

Un plan de onboarding exitoso es esencial para asegurarte de que los nuevos empleados se integren de manera efectiva en tu organización y estén listos para contribuir de manera productiva. Aquí tienes una guía detallada para crear un plan de onboarding exitoso:

Planificación Anticipada:

Define los objetivos del proceso de onboarding y los resultados que esperas lograr al final del proceso.

Asigna responsabilidades claras a los miembros del equipo que estarán involucrados en el proceso.

Personalización:

Adapta el plan de onboarding a las necesidades y funciones específicas de cada nuevo empleado. No todos los empleados necesitarán la misma formación.

Comunicación Clara:

Proporciona información detallada sobre la fecha, hora y lugar de inicio del proceso de onboarding.

Comunica claramente qué se espera de los nuevos empleados en su primer día y semana.

Preparación del Entorno de Trabajo:

Asegúrate de que el lugar de trabajo del nuevo empleado esté listo con todo lo necesario, como computadoras, materiales de oficina y acceso a sistemas.

Bienvenida:

Organiza una recepción cálida y amigable el primer día para hacer sentir al nuevo empleado valorado y parte del equipo desde el principio.

Introducción a la Cultura y Valores:

Proporciona información sobre la misión, visión y valores de la empresa. Explícales cómo estos valores se reflejan en la cultura organizativa.

Presentación al Equipo:

Organiza reuniones de introducción con los miembros del equipo para que el nuevo empleado conozca a sus colegas y su función en el equipo.

Formación y Capacitación:

Proporciona una formación completa sobre los procesos, sistemas y herramientas relevantes para el trabajo del nuevo empleado.

Ofrece sesiones de capacitación específicas según las necesidades del puesto.

Mentor o Compañero Asignado:

Asigna a un mentor o compañero experimentado para guiar al nuevo empleado, responder preguntas y ayudar en la adaptación.

Integración en Proyectos Reales:

Proporciona tareas o proyectos reales para que el nuevo empleado participe y contribuya desde el principio.

Evaluación y Retroalimentación Continua:

Programa reuniones regulares para evaluar el progreso del nuevo empleado y brindar retroalimentación constructiva.

Seguimiento Digital:

Utiliza herramientas digitales como software de onboarding para realizar un seguimiento de los procesos, la formación y el desempeño del nuevo empleado.

Eventos Sociales y Networking:

Organiza actividades sociales para fomentar la interacción entre el nuevo empleado y otros miembros de la organización.

Medición de Resultados:

Establece métricas para evaluar el éxito del proceso de onboarding, como la rapidez con la que el empleado se vuelve productivo y su retención a largo plazo.

Adaptación Continua:

A medida que recibas retroalimentación y datos de seguimiento, ajusta y mejora el plan de onboarding para lograr mejores resultados en el futuro.

Al combinar estos pasos con las ventajas de la transformación digital, como el seguimiento y la automatización de procesos, podrás crear un plan de onboarding exitoso que permita a tus nuevos empleados integrarse de manera efectiva y contribuir al éxito de tu organización.

10.Ejemplo de plan de onboarding

Aquí tienes un ejemplo de un plan de onboarding para una Responsable de Recursos Humanos. Ten en cuenta que este es un plan general y puedes personalizarlo según las necesidades y la cultura de tu organización:

Nombre del Nuevo Empleado: María González Cargo: Responsable de Recursos Humanos

Semana 1: Introducción y Conocimiento de la Organización

Día 1: Bienvenida y Presentación:

Recepción por el gerente de recursos humanos o líder del equipo.

Introducción a la cultura, valores y misión de la empresa.
Tour por las instalaciones y presentación a los miembros del equipo.

Día 2: Conocimiento de la Empresa:

Revisión detallada de la estructura organizativa y funciones de cada departamento.

Presentación a los líderes de otros departamentos y roles clave.

Día 3: Formación en Políticas y Procedimientos:

Revisión exhaustiva de las políticas internas de recursos humanos, como el manual del empleado, el código de conducta y las normas de seguridad.

Día 4: Conocimiento de Herramientas y Sistemas:

Formación en las herramientas de gestión de recursos humanos utilizadas, como sistemas de seguimiento de candidatos y software de gestión de nóminas.

Día 5: Inmersión en Proyectos Iniciales:

Asignación de proyectos iniciales, como revisar procesos de selección actuales o preparar presentaciones para futuras reuniones.

Semana 2: Formación Específica y Desarrollo de Habilidades

Día 6-7: Formación en Legislación Laboral y Regulaciones:

Sesiones de capacitación sobre leyes laborales y regulaciones relevantes para el puesto y la industria.

Día 8-9: Gestión de Beneficios y Compensaciones:

Formación en la administración de beneficios, paquetes de compensación y políticas de retribución.

Día 10: Evaluación y Retroalimentación Intermedia:

Reunión para revisar el progreso y proporcionar retroalimentación sobre el desempeño y la integración.

Semana 3: Proyectos y Relaciones Interdepartamentales

Día 11-12: Gestión de Talento y Desarrollo Organizacional:

Participación en proyectos relacionados con la gestión del talento, planificación de sucesiones y desarrollo de habilidades.

Día 13-14: Relaciones Laborales y Resolución de Conflictos:

Formación en la gestión de relaciones laborales, resolución de conflictos y manejo de situaciones delicadas.

Día 15: Evaluación Final y Plan de Desarrollo:

Reunión final para evaluar el progreso durante el onboarding y discutir metas personales y un plan de desarrollo a largo plazo.

Mes 3-6: Especialización y Desarrollo Continuo

Día 90-120: Formación Especializada en Recursos Humanos:

Participación en cursos y conferencias especializados en áreas como gestión del cambio organizacional, diversidad e inclusión, entre otros.

Día 150-180: Liderazgo y Desarrollo de Habilidades:

Participación en programas de desarrollo de liderazgo y mejora de habilidades de comunicación y gestión de equipos.

Mes 7-9: Liderazgo de Proyectos y Mentoría

Día 210-240: Liderazgo de Proyectos Estratégicos:

Liderazgo en proyectos estratégicos de recursos humanos, con énfasis en la innovación y mejora de procesos.

Día 270-300: Mentoría y Desarrollo de Equipos:

Involucramiento en la mentoría de miembros más nuevos del equipo de recursos humanos y en la creación de programas de desarrollo.

Mes 10-12: Evaluación y Planificación a Largo Plazo

Día 330-360: Evaluación de Impacto y Logros:

Evaluación del impacto de las iniciativas implementadas durante el primer año y presentación de resultados a la alta dirección.

Día 365: Revisión Anual y Planificación Futura:

Reunión anual para revisar logros, establecer nuevas metas y desarrollar un plan de desarrollo a largo plazo para el siguiente año.

Este ejemplo de plan de onboarding de más de un año ofrece una estructura general para ayudar al nuevo Responsable de Recursos Humanos a integrarse de manera efectiva y abordar las responsabilidades clave de su puesto. Asegúrate de adaptar este plan según las necesidades específicas de tu organización y del rol en Recursos Humanos.