El onboarding, o proceso de acogida por su traducción al español, hace referencia al periodo de tiempo en el cuál los responsables, el equipo de recursos humanos y los compañeros dan la bienvenida al nuevo miembro, le ayudan a sentirse parte de la empresa, y a tener una primera impresión positiva de la misma.
Diseñar una Experiencia del Empleado es fundamental para retener (fidelizar) el talento. Todo este proceso comienza por el punto de partida; el proceso de acogida. Y es que una excelente incorporación de empleados puede mejorar la retención de empleados hasta en un 82%.
Sin embargo, a pesar de estos datos, según Gallup sólo el 12% de los empleados está convencido de que su organización hace un gran trabajo a la hora de hacer el proceso de onboarding, dejándonos un gran margen de mejora.
En este artículo trataremos de detectar algunas claves para realizar un onboarding exitoso. 13 es un número de la mala suerte, pero te aseguramos que si sigues estos consejos te irá genial en tus procesos de onboarding.
Tabla de contenidos
1. Determine qué debe conocer un nuevo empleado
2. Información sobre el cargo y explicar sus funciones
3. Define para cada posición los referentes internos y externos
4. Reuniones periódicas entre el empleado y el coach
5. Consolidar la relación entre el coach / mentor y el nuevo empleado
6. Hacer seguimiento del proceso constantemente.
9. Ser accesible para el nuevo empleado
10. Hacer uso de la tecnología.
11. Proporcionar las herramientas
12. Extiende tu proceso de mejora de Experiencia del Empleado al resto del Employee Journey.
1. Determinar qué tiene que conocer el nuevo empleado para desempeñar sus funciones
Es fundamental durante el proceso de onboarding determinar qué información primaria y fundamental debe trasladarse al empleado. En este sentido, el objetivo principal de esta fase es generar en el empleado un sentido de pertenencia que le haga creer en lo que la empresa hace y cómo lo hace.
Así, trasladar al colaborador la misión, visión y valores de la compañía puede ser una buena práctica para conseguir dicho objetivo. Podemos recomendar el uso de videos, películas o libros relacionados, o el uso del storytelling a los managers o mentores.
2. Información sobre el cargo
Podemos frecer una descripción de las funciones a desempeñar, evaluaciones anteriores de performance y potencial que alcanzaron los antecesores, para que el empleado pueda tener una referencia. Por supuesto, no puede tomarse como una referencia sin comprender que cada empleado es único y cada uno cumple sus objetivos dentro de sus propios parámetros.
3. Define los referentes internos y externos para cada posición
El responsable podrá definir quiénes son los referentes internos para el nuevo empleado (clientes, proveedores y compañeros) que pueden trabajar para la compañía o con ella. Para eso, el empleado podrá mantener reuniones periódicas con esas partes (o sus representantes) para conocer a fondo las actividades que realizan, sus necesidades y dónde se desenvuelven.
Igual de importante es consolidar referentes externos que nos ayuden a desempeñarnos mejor en el puesto de trabajo. Escritores, influencers, o líderes de otras empresas, podrán servir como referencias que no trabajan con nosotros.
4. Mantener reuniones periódicas entre el empleado y el coach
El coach o mentor asignado al empleado tiene un papel clave a la hora de inspirar a los nuevos empleados, involucrarlos e integrarlos de forma más rápida y adecuada. Para eso es fundamental mantener reuniones cada cierto tiempo que permitan al mentor y al empleado trasladar cualquier problemática que pueda surgir, y así poder resolverlo de forma conjunta.
5. Consolidar la relación entre el coach / mentor y el nuevo empleado
Adjudicar a un mentor por cada empleado permite que el proceso de onboarding fluya de forma correcta, para ello tenemos que procurar que esa relación vaya afianzándose a cada momento para que los lazos de confianza se vayan construyendo.
6. Hacer seguimiento constantemente
Como responsables tenemos que ser capaces de hacer un seguimiento constante para comprobar que las expectativas por parte de la empresa y del empleado se están cumpliendo. Además de mantener reuniones al principio o final del proceso de forma general, también contamos con algunas herramientas que nos ayudarán a monitorizar la experiencia que estamos ofreciendo al empleado, como un software de encuestas.
Es fundamental no dejar suelto al empleado en esta fase de su incorporación a la empresa. Todo plan necesita ser monitorizado y estandarizado.
7. Tener un plan de acción
Construir un plan estructurado con fechas de entrega durante las primeras semanas sirve para evitar el estrés para el responsable, la empresa y el empleado, y evitará la saturación de los primeros días.
Decidir de antemano qué va a hacer y con quién se va a reunir y cuándo, ayudará a que el nuevo colaborador entienda sus funciones y sus responsabilidades diarias. También podemos enviar el contrato con suficiente antelación para que el empleado pueda trasladarnos sus dudas. Además, deberemos decidir qué tareas debe ir completando el nuevo trabajador para ir desarrollando las competencias que la organización necesita. Al igual que establecer cuándo se le irá dando la formación necesaria acerca de aquella tecnología que interviene en la realización de su trabajo.
8. Cubrir el primer día
El primer día es la clave de un proceso de onboarding exitoso. Durante el primer día tendremos que cubrir ciertos puntos necesarios para que la incorporación sea lo mejor posible.
Lo fundamental de esta etapa es anunciar al resto del equipo la nueva incorporación, y plantear una reunión con el equipo para su presentación. Pero, sobre todo, hay que tener preparado todo lo que necesita el empleado para trabajar (ordenador, mesa, teléfono, correos, contraseñas, materiales,...).
En este sentido, el objetivo principal de esta fase es conseguir que el empleado sea lo más autónomo posible, y consiga solucionar los problemas o dudas que surjan consultando con la persona correcta. Para ello es muy importante tener actualizado el organigrama de tu empresa.
>> Crea y gestiona el organigrama de tu empresa con OpenHR <<
9. Ser accesible para el nuevo empleado
Los nuevos empleados llegarán con muchas preguntas nuevas que hacer, muchas dudas acerca de su trabajo, funciones y compañeros, que necesitarás ir aclarando. Demuestra que el equipo está atento y está listo para solucionar las dudas. De esta forma podrás solucionar sus dudas, demostrar que te interesa su progreso. Sus preguntas, además, te servirán para mejorar en los siguientes procesos de onboarding.
10. Hacer uso de la tecnología
Imagina tu primer día cuando entraste en la empresa. ¿Se olvidaron de algo? ¿cumplieron las expectativas con las que entraste?
Para establecer un plan, y monitorizarlo, puede ser muy positivo contar con un software de onboarding que nos ayude a gestionar todo el proceso.
El objetivo es que el empleado tenga la mejor experiencia posible. Con la incorporación de la tecnología, además de tener los mejores datos con los que comprobar que el proceso de acogida sigue su curso normal, contamos con una herramienta global que nos ayude a identificar también necesidades de formación, la gestión del desempeño, o ayudar a los empleados a comprometerse, compartir y comunicarse.
11. Proporciona las herramientas
La tecnología está jugando un papel central en la Experiencia del Empleado. Por eso, es fundamental asegurarnos que el empleado recibe en estos primeros pasos en la empresa la formación necesaria acerca de todas las herramientas que va a utilizar. Comprueba que recibe el ordenador, el correo electrónico, y las licencias y usuarios de las diferentes plataformas.
12. Contar con la perspectiva del empleado
El proceso de onboarding triunfa cuando se toma en consideración la perspectiva del empleado. Se trata de cambiar la perspectiva, volcar la mirada al empleado y comprender cómo se siente. De esta manera, conseguimos comunicarnos con el empleado, se sienta escuchado, valorado y reconocido.
Los líderes prestan atención a los nuevos empleados, tratan de averiguar sus necesidades, las opiniones específicas que expresan, su comportamiento, y sus espectativas.
13. Extiende el proceso de mejora de Experiencia del Empleado al resto del Employee Journey.
El employee journey, por su nombre en inglés, nos remite a la idea de la trayectoria que recorre el empleado en la organización desde que se incorpora hasta que finaliza su vinculación a la empresa. De esta manera, uno de los primeros puntos de contacto del empleado con la organización se produce en el proceso de onboarding. Una mayor experiencia del empleado irá en relación con este “camino” que el empleado está recorriendo dentro de la empresa.
Cuidar el proceso de acogida puede ayudarnos a generar una mejor Experiencia del Empleado, ya que la primera impresión cuenta mucho (¿quién no es consciente ya de ello?).
Sin embargo, el onboarding, aunque fundamental, es solo el principio de todo lo que el empleado va a sentir y experimentar a lo largo de toda su carrera en la empresa.
