Se acerca un nuevo período de vacaciones. El mes de diciembre es, generalmente uno de los meses más difíciles para Recursos Humanos, ya que deben saber adecuar bien las vacaciones de Navidad de sus trabajadores. Continuar con el servicio que ofrece la compañía y satisfacer las necesidades de los empleados, se ha convertido en uno de los retos para los equipos de gestión del talento humano. Toda esta situación, ya de por sí compleja, se ha agravado aún más debido a la emergencia de la crisis sanitaria.
En este sentido, Recursos Humanos tiene ante sí la posibilidad de realizar una buena gestión de vacaciones de Navidad y demostrar que está preparado para impulsar la innovación dentro de organizaciones centradas en la creación de equipos ágiles y fuerzas de trabajo empoderadas, ofreciendo así una narrativa del cambio adaptada al presente y liberando a los empleados de prácticas que no aportan valor a la organización.
La gestión de las vacaciones y las ausencias refuerza la “marca empleadora” de la empresa, al mejorar la conciliación laboral y familiar de los empleados, facilitando de esta manera la retención del talento disponible en un momento crucial. Además, una buena gestión de ausencias y vacaciones permite a la empresa aumentar su productividad y mantener el ritmo normal en situaciones de excepcionalidad, evitando, por ejemplo, picos de trabajo no cubiertos.
Las vacaciones son un derecho adquirido por el trabajador contemplado en el artículo 38 del Estatuto del Trabajador.
Para realizar una buena gestión de vacaciones de Navidad es necesario, por una parte, tener en cuenta el calendario fijo de vacaciones. En este sentido, tanto el 25 de diciembre como el 1 de enero son festivos en toda España.
Además, los días 24 y 31 algunas empresas también cesan su actividad, por lo que los fechas más complicadas de administrar (y las que suelen producir quebraderos de cabeza a los equipos de recursos humanos) serían los días 28, 29 y 30 de diciembre y 4 y 5 de enero. A todos estos impoderantes, habría que unirles los festivos locales.
Diferencias con respecto al control de las vacaciones de Navidad en Excel.
Las plantillas de Excel como sistema para llevar a cabo un control de ausencias y vacaciones es, en la práctica, un uso muy común entre los equipos de recursos humanos. Lo cierto, es que este sistema es el más extendido debido a que no existía ningún otro método para planificar, gestionar o aglizar estos procesos. Por esta razón, las hojas de Excel presentan limitaciones muy evidentes para los responsables.
En este sentido, con una plantilla de Excel, será el propio responsable de Recursos Humanos el que tenga que crear e importar manualmente los datos en una nueva hoja. Así, las probabilidades de cometer un error al introducir cualquier dato se multiplicarán. Además, los empleados tendrán la necesidad de enviar sus solicitudes a través del correo electrónico directamente a los encargados, con lo que podemos imaginar la una gran cantidad de tiempo que se pierde a lo largo de todo este proceso.
Por otra parte, los responsables tendrán que estar muy atentos para descubrir solapamientos de turnos o turnos mal diseñados con importantes fallas de ocupación una vez el empleado haya planificado sus vacaciones, al igual que para realizar el cálculo total de días restantes de vacaciones que el empleado puede solicitar.
Beneficios de llevar una gestión de las vacaciones de navidad con un software de gestión de Ausencias y Vacaciones.
Con un software específico para la gestión de vacaciones, los empleados y responsables podrán planificar de manera conjunta los días que le corresponden al trabajador. Una vez definida la política corporativa en cuanto a vacaciones y ausencias (siempre vinculada al Estatuto del Trabajador y al convenio colectivo del sector que la ampare), el trabajador podrá solicitar sus vacaciones de manera automática a través de cualquier dispositivo o plataforma de forma intuitiva y ágil. Por su parte, el responsable podrá denegar o aprobar cualquier solicitud que se le haga dentro de este flujo de aprobación (además de crear la correspondiente justificación).
Además, el sistema calcula automáticamente las ausencias del trabajador o las vacaciones restantes que el empleado ya ha tomado, agilizando y completando el proceso de gestión de vacaciones y ausencias.
Una vez el responsable reciba el requerimiento, podrá decidir aprobarla, denegarla tras haber comprobado si esa solicitud entra en conflicto con algún turno específico que pudiese dejar a la empresa sin la cobertura adecuada.
La empresa podrá diseñar sus calendarios de vacaciones dependiendo de sus circunstancias concretas. La flexibilidad del software soporta diferencias operativas e internacionales facilitando su adaptación a las necesidades de empresas de diferentes tamaños, con varios centros y con sedes en distintos países.
Además permite diferenciar horarios y protocolos, por ejemplo, por áreas productivas o por proyectos. Así, el trabajador podrá soportar más de un calendario de ausencias y de vacaciones impulsados por los nuevos modelos de trabajo flexible del presente.
Por otra parte, el responsable puede acceder a todos los datos sobre ausencias en un solo sistema. Los cuadros de mando o los informes gráficos permiten que la visualización de tendencias clave esté disponible cuando sea necesaria; el sistema, además, puede crear consultas y ejecutar informes personalizados.
"Gracias al ERP de RRHH tenemos todo más organizado, optimizando tiempo y centrándonos en lo que verdaderamente importa, que es estar por y para las personas incluyendo mejoras para conciliar la vida laboral y familiar. Los trabajadores se sienten muy a gusto pudiendo acceder a toda esta información en un solo clic".
Ana Ruth Gutierrez - Human Resources Manager at TDF Group
Otras consideraciones sobre las vacaciones de navidad
En el mundo de la velocidad, dar la posibilidad al empleado para planificar sus vacaciones o establecer medidas de reducción de la jornada laboral en épocas de Navidad, permite a los trabajadores poder diseñar su propio horario para poder ajustarse a sus circunstancias concretas, y poder combinar modelos de flexibilidad horaria.
Además, no hay que olvidar que para mantener controlados estos nuevos horarios de trabajo, las empresas ya cuentan con sistemas de resgistro de jornada, obligatorio en España desde el 2019, con los que podrán gestionar las horas de salida y de entrada de los empleados.
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