Se acerca un nuevo período de vacaciones. El mes de diciembre es, generalmente uno de los meses más difíciles para Recursos Humanos, ya que deben saber adecuar bien las vacaciones de Navidad de sus trabajadores. Continuar con el servicio que ofrece la compañía y satisfacer las necesidades de los empleados, se ha convertido en uno de los retos para los equipos de gestión del talento humano. Toda esta situación, ya de por sí compleja, se ha agravado aún más debido a la emergencia de la crisis sanitaria.
En este sentido, Recursos Humanos tiene ante sí la posibilidad de realizar una buena gestión de vacaciones de Navidad y demostrar que está preparado para impulsar la innovación dentro de organizaciones centradas en la creación de equipos ágiles y fuerzas de trabajo empoderadas, ofreciendo así una narrativa del cambio adaptada al presente y liberando a los empleados de prácticas que no aportan valor a la organización.
La gestión de las vacaciones y las ausencias refuerza la “marca empleadora” de la empresa, al mejorar la conciliación laboral y familiar de los empleados, facilitando de esta manera la retención del talento disponible en un momento crucial. Además, una buena gestión de ausencias y vacaciones permite a la empresa aumentar su productividad y mantener el ritmo normal en situaciones de excepcionalidad, evitando, por ejemplo, picos de trabajo no cubiertos.
Las vacaciones son un derecho adquirido por el trabajador contemplado en el artículo 38 del Estatuto del Trabajador.
Para realizar una buena gestión de vacaciones de Navidad es necesario, por una parte, tener en cuenta el calendario fijo de vacaciones. En este sentido, tanto el 25 de diciembre como el 1 de enero son festivos en toda España.
Además, los días 24 y 31 algunas empresas también cesan su actividad, por lo que los fechas más complicadas de administrar (y las que suelen producir quebraderos de cabeza a los equipos de recursos humanos) serían los días 28, 29 y 30 de diciembre y 4 y 5 de enero. A todos estos importantes, habría que unirles los festivos locales.
1. Ten en cuenta el calendario de festivos
El Estatuto de los trabajadores en España establece un mínimo de 30 días de vacaciones naturales al año. En función de los diferentes calendarios laborales tanto locales como nacionales, existen unos días festivos en los que el empleado se ausenta de su puesto de trabajo percibiendo el mismo sueldo.
Por lo tanto, hay que tener en cuenta los derechos de los empleados durante estas fechas. De manera general, los días festivos en Navidad comprenden los días 25 de diciembre, el 1 de enero y el 6 de enero. Además, los días festivos locales también debemos de tenerlos en cuenta, por lo que el trabajo de los mánagers también cobrará más importancia.
2. Conoce tu sector
Conocer el sector donde opera tu empresa es necesario para estar preparados y preparadas ante los picos de demanda de trabajo. Un software de gestión de vacaciones permitirá compaginar esta información con las ausencias de los empleados, por lo que podremos saber si esos turnos están bien cubiertos.
3. Uso de herramientas de gestión de vacaciones
Como comentamos en el punto anterior, el uso de herramientas de gestión de vacaciones puede servirnos especialmente en periodos como estos. En este sentido, existen opciones como plantillas en Excel u opciones más modernas, como un software de gestión de ausencias y vacaciones.
Esta última herramienta, permitirá a los empleados seleccionar sus días de vacaciones y ausencias de manera fácil e intuitiva, sabiendo cuántos días le quedan de disfrute, o qué tipo de vacaciones aplican. Los responsables, además, podrán usar la plataforma para planificar las vacaciones del equipo y tener un control claro de los turnos.
4. Usa herramientas de gestión de turnos
Al hilo de lo que comentamos, una gestión de turnos complementaría esta planificación; las organizaciones sabrán qué turnos tendrán que organizar, los horarios que tenemos que establecer, y qué personas van a ocupar cada uno de ellos con el objetivo de que la empresa no se quede con ninguno vacío.
5. Cuida la comunicación interna
Es fundamental que la organización cuide la comunicación interna con la idea de conseguir un buen clima laboral, aumentar el compromiso de los trabajadores y la cohesión del equipo.
Por esa razón, mantener una comunicación fluida nos ayuda a organizar las vacaciones durante este período. Los responsables y los empleados tendrán un lugar común donde intercambiar y centralizar toda la comunicación necesaria.
6. Gestiona las tareas de los diferentes grupos de trabajo
En períodos con tanta carga de trabajo, muchas empresas van a tener que organizar toda la carga de trabajo y establecer diferentes proyectos y tareas que deberán realizarse. Para ello, un software de control de tareas nos ayudará a gestionar todos esos proyectos necesarios para la continuidad de la organización.
7. Evita conflictos
A la hora de gestionar las vacaciones de Navidad, es importante que los responsables eviten ciertas prácticas con la idea de mantener un buen clima laboral.
Planificar las vacaciones de Navidad con mucha antelación, por ejemplo, podría suponer después un caos más difícil de organizar debido a los cambios en forma de bajas, altas, bajas, o cualquier cambio de estrategia que se pueda producir en la organización.
Por otro lado, es fundamental que la organización cuente con una política clara a la hora de elegir las vacaciones y cómo hacerlo, y, sobre todo, que los empleados tengan clara la política que la empresa está siguiendo.
8. Registra el horario de trabajo de los empleados
Para gestionar las vacaciones, puede ser fundamental tener en cuenta también las horas trabajadas por los empleados. Para ello, un software de control horario podría ayudarnos a gestionar las horas de presencia del equipo y contabilizar las horas extras realizadas por cada uno de ellos.
9. Selección para la gestión de vacaciones
Muchas organizaciones tienen que hacer frente a un proceso de selección durante este tiempo, ya que necesitan cubrir ciertas posiciones temporalmente. Si el talento no se encuentra disponible en su equipo, contar con una herramienta que nos ayude a llevar a cabo un proceso de selección siempre que lo necesitemos, y una base de datos disponibles con los currículums que se han interesado por nuestras ofertas.
10. Ten en cuenta los problemas de gestionar las vacaciones de Navidad en Excel.
Las plantillas de Excel como sistema para llevar a cabo un control de ausencias y vacaciones es, en la práctica, un uso muy común entre los equipos de recursos humanos. Lo cierto, es que este sistema es el más extendido debido a que no existía ningún otro método para planificar, gestionar o agilizar estos procesos. Por esta razón, las hojas de Excel presentan limitaciones muy evidentes para los responsables.
En este sentido, con una plantilla de Excel, será el propio responsable de Recursos Humanos el que tenga que crear e importar manualmente los datos en una nueva hoja. Así, las probabilidades de cometer un error al introducir cualquier dato se multiplicarán. Además, los empleados tendrán la necesidad de enviar sus solicitudes a través del correo electrónico directamente a los encargados, con lo que podemos imaginar la una gran cantidad de tiempo que se pierde a lo largo de todo este proceso.
Por otra parte, los responsables tendrán que estar muy atentos para descubrir solapamientos de turnos o turnos mal diseñados con importantes fallas de ocupación una vez el empleado haya planificado sus vacaciones, al igual que para realizar el cálculo total de días restantes de vacaciones que el empleado puede solicitar.
11. Conoce más sobre cómo gestionar las vacaciones de navidad con un software de gestión de Ausencias y Vacaciones.
Con un software específico para la gestión de vacaciones, los empleados y responsables podrán planificar de manera conjunta los días que le corresponden al trabajador. Una vez definida la política corporativa en cuanto a vacaciones y ausencias (siempre vinculada al Estatuto del Trabajador y al convenio colectivo del sector que la ampare), el trabajador podrá solicitar sus vacaciones de manera automática a través de cualquier dispositivo o plataforma de forma intuitiva y ágil. Por su parte, el responsable podrá denegar o aprobar cualquier solicitud que se le haga dentro de este flujo de aprobación (además de crear la correspondiente justificación).
Además, el sistema calcula automáticamente las ausencias del trabajador o las vacaciones restantes que el empleado ya ha tomado, agilizando y completando el proceso de gestión de vacaciones y ausencias.
Una vez el responsable reciba el requerimiento, podrá decidir aprobarla, denegarla tras haber comprobado si esa solicitud entra en conflicto con algún turno específico que pudiese dejar a la empresa sin la cobertura adecuada.
La empresa podrá diseñar sus calendarios de vacaciones dependiendo de sus circunstancias concretas. La flexibilidad del software soporta diferencias operativas e internacionales facilitando su adaptación a las necesidades de empresas de diferentes tamaños, con varios centros y con sedes en distintos países.
Además permite diferenciar horarios y protocolos, por ejemplo, por áreas productivas o por proyectos. Así, el trabajador podrá soportar más de un calendario de ausencias y de vacaciones impulsados por los nuevos modelos de trabajo flexible del presente.
Por otra parte, el responsable puede acceder a todos los datos sobre ausencias en un solo sistema. Los cuadros de mando o los informes gráficos permiten que la visualización de tendencias clave esté disponible cuando sea necesaria; el sistema, además, puede crear consultas y ejecutar informes personalizados.
