En el complejo panorama empresarial actual, el proceso de offboarding ha emergido como un aspecto crucial en la gestión de recursos humanos. Desde su comprensión, hasta su aplicación práctica y su importancia estratégica, cada etapa del offboarding desempeña un papel vital en la transición exitosa de los empleados fuera de la organización.
Sumérgete en esta guía detallada que te ofrece una visión completa del offboarding y su importancia, destacando estrategias clave para mantener la integridad empresarial, preservar la reputación de la empresa y cuidar el bienestar tanto de los empleados que se van, como de aquellos que permanecen.
Descubre cómo el offboarding bien gestionado no solo beneficia a la empresa, sino que también fomenta relaciones duraderas y promueve un ambiente laboral positivo.
¿Quieres saber más? ¡No dudes en seguir leyendo!
Tabla de contenidos:
- Qué es un proceso de offboarding
- Cuál es la importancia del offboarding
- Cómo hacer un offboarding correcto
- Entrevistas de salidas: qué son y cómo gestionarlas
- Ejemplo de proceso de offboarding: el caso de Better.com
1. Qué es un proceso de offboarding
El proceso de offboarding, en el ámbito de la gestión de recursos humanos, es la estrategia planificada y ejecutada para gestionar la transición de un empleado que abandona una organización. A menudo, se le presta menos atención en comparación con el proceso de incorporación (onboarding), pero es igualmente crucial.
En esencia, el offboarding no se limita únicamente a la desvinculación laboral. Va más allá al abordar aspectos que van desde la transmisión de conocimientos y la transferencia de responsabilidades hasta el cuidado de la imagen de la empresa y el mantenimiento de relaciones positivas con los ex empleados.
El proceso de offboarding exitoso, y que no afecte demasiado ni al empleado ni a la empresa, abarca varias áreas:
Comienza mucho antes de que un empleado anuncie que se va. Implica y crea previamente políticas y procedimientos claros para guiar la transición, garantizando una salida suave y profesional. Por su puesto, la responsabilidad mayor caerá sobre Recursos Humanos, pero, en esta ocasión, deberá contar con la ayuda de los mánager para que los empleados lo tengan claro.
Los procesos de offboarding exitosos, además, aseguran que el conocimiento crítico y las responsabilidades sean transferidos de manera efectiva a otros miembros del equipo. Esto garantiza la continuidad operativa y minimiza la interrupción en las funciones.
La seguridad de los datos, por otra parte, es esencial. Se deben tomar medidas para proteger la información confidencial y recuperar cualquier activo (información, aparato, o cualquier otro recursos) que pertenezca a la empresa.
Mantener una relación positiva con los empleados que se van es crucial. No solo se trata de despedir a alguien, sino de mantener una red de ex empleados que puedan convertirse en defensores de la empresa o incluso en posibles futuros candidatos o clientes.
Por otro lado, obtener comentarios constructivos de los empleados salientes puede ser invaluable para identificar áreas de mejora dentro de la empresa y en el proceso de offboarding en sí.
El offboarding no es simplemente el fin del empleo de alguien en una empresa; es una oportunidad para preservar la reputación de la empresa, mantener la productividad y cultivar relaciones a largo plazo.
Un proceso bien gestionado no sólo beneficia a la empresa, sino también al empleado y a los que quedan en la organización.
Recuerda que un empleado se puede ir por muchas razones de tu empresa, pero es cuestión de la empresa de hacer que esa salida, por el bien de la empresa y del empleado, sea lo menos problemática posible.
Además, los beneficios de realizar estas entrevistas son significativos. Algunos de ellos te los nombramos aquí:
- Proporcionan información detallada y honesta sobre la experiencia del empleado.
- Ayudan a identificar áreas de mejora para retener talento.
- Contribuyen a fortalecer la cultura empresarial y mejorar las prácticas de recursos humanos.
Las entrevistas de salida son herramientas valiosas para obtener información significativa que puede ser crucial para mejorar la retención de empleados y fortalecer la cultura empresarial. Gestionar estas entrevistas de manera sensible y estructurada es fundamental para obtener datos relevantes que impulsen el crecimiento y el desarrollo continuo de la organización.
2. ¿Cuál es la importancia del offboarding?
El offboarding, a menudo subestimado, desempeña un papel crítico en la gestión de recursos humanos y en el desarrollo sostenible de una empresa. Su importancia radica en varios aspectos clave:
1. Preservación de la imagen y reputación de la empresa: Un proceso de offboarding bien ejecutado puede influir significativamente en la percepción que tienen los empleados, clientes, proveedores y la comunidad en general sobre la empresa. Un trato respetuoso hacia los empleados salientes refleja una cultura organizacional sólida y ética, lo que puede mantener una buena reputación y atraer talento en el futuro más inmediato.
2. Continuidad de los procesos operativos: El offboarding planificado garantiza que la salida de un empleado no cause interrupciones significativas en las operaciones. La transferencia ordenada de conocimientos y responsabilidades evita vacíos en la información importante y permite una transición fluida para los empleados que asumen nuevos roles.
3. Protección de Activos y Datos de la Empresa: La seguridad de la información es fundamental en la era digital. Un proceso de offboarding eficaz incluye la protección de la propiedad intelectual, la recuperación de activos físicos y la garantía de que los datos confidenciales se manejen adecuadamente para evitar fugas de información.
4. Cuidado del bienestar de los empleados: Un offboarding bien gestionado puede impactar positivamente la experiencia del empleado y su bienestar emocional. Proporcionar apoyo durante la transición puede ayudar al empleado a dejar la empresa con una sensación de gratitud y respeto, lo que puede mantener abiertas las líneas de comunicación futura y fomentar relaciones positivas incluso después de su partida.
5. Aprendizaje, formación y mejora continua: Obtener retroalimentación honesta de los empleados salientes sobre su experiencia en la empresa puede ser invaluable. Esta información puede ayudar a identificar áreas de mejora en la cultura organizacional, procesos internos, gestión de recursos humanos y más, lo que contribuye al crecimiento y la evolución positiva de la empresa.
El offboarding es mucho más que el simple acto de desvinculación de un empleado. Es un proceso estratégico que impacta en la percepción externa e interna de la empresa, garantiza la continuidad operativa, protege los activos empresariales y respalda el bienestar tanto de los empleados salientes como de los que se quedan.
Su importancia radica en su capacidad para mantener la cohesión de la empresa y para convertir la transición de empleados en una oportunidad para el crecimiento y la mejora continua tanto de ellos como de nuestra empresa.
3. Cómo hacer un offboarding correcto
Realizar un offboarding efectivo implica una cuidadosa planificación y ejecución. Aquí te presentamos algunos pasos fundamentales para llevar a cabo un proceso de offboarding exitoso, y que puedes seguir cómo un checklist:
Pregúntate si has hecho algo mal: Si un empleado se va, en muchos casos tu empresa no ha estado preparada para gestionar ese talento. Pregúntate:¿recibió el mejor onboarding?, ¿tuvo una buena formación en habilidades blandas y duras?, ¿el ambiente en su equipo fue el mejor?, ¿obtuvo apoyo de su manager?
Planificación previa a la salida: Establece políticas y procedimientos claros para el offboarding.
Designa un punto de contacto responsable de coordinar el proceso.
Identifica y prioriza tareas y responsabilidades clave para la transición.
Comunicación transparente y respetuosa: Comunica la salida del empleado de manera apropiada y respetuosa, tanto a nivel interno como externo, según la política de la empresa.
Proporciona al empleado saliente una oportunidad para compartir sus pensamientos, inquietudes y comentarios de manera confidencial.
Transferencia de responsabilidades: Facilita la transferencia ordenada de tareas y conocimientos clave a otros miembros del equipo.
Documenta los procesos y procedimientos relevantes para asegurar la continuidad operativa.
Manejo de activos, recursos y datos: Recupera cualquier activo de la empresa, incluyendo dispositivos electrónicos, documentos, tarjetas de identificación, etc.
Asegura la eliminación segura de accesos a sistemas y la protección de datos sensibles.
Apoyo al empleado que sale: Proporciona orientación sobre los beneficios post-empleo, como la cobertura de seguro médico, el plan de pensiones, etc.
Ofrece asistencia para la transición profesional, como referencias, redes de contactos o recomendaciones de empleo.
Obtención de retroalimentación: Realiza entrevistas de salida para obtener retroalimentación honesta y constructiva del empleado saliente.
Utiliza esta retroalimentación para identificar áreas de mejora en la empresa y en el proceso de offboarding.
Seguimiento posterior al Offboarding: Mantener canales abiertos de comunicación con el ex empleado para consultas o posibles colaboraciones futuras.
Utilizar la información obtenida del proceso de offboarding para implementar mejoras en los procesos internos.
Designa un punto de contacto responsable de coordinar el proceso.
Identifica y prioriza tareas y responsabilidades clave para la transición.
Comunicación transparente y respetuosa: Comunica la salida del empleado de manera apropiada y respetuosa, tanto a nivel interno como externo, según la política de la empresa.
Proporciona al empleado saliente una oportunidad para compartir sus pensamientos, inquietudes y comentarios de manera confidencial.
Transferencia de responsabilidades: Facilita la transferencia ordenada de tareas y conocimientos clave a otros miembros del equipo.
Documenta los procesos y procedimientos relevantes para asegurar la continuidad operativa.
Manejo de activos, recursos y datos: Recupera cualquier activo de la empresa, incluyendo dispositivos electrónicos, documentos, tarjetas de identificación, etc.
Asegura la eliminación segura de accesos a sistemas y la protección de datos sensibles.
Apoyo al empleado que sale: Proporciona orientación sobre los beneficios post-empleo, como la cobertura de seguro médico, el plan de pensiones, etc.
Ofrece asistencia para la transición profesional, como referencias, redes de contactos o recomendaciones de empleo.
Obtención de retroalimentación: Realiza entrevistas de salida para obtener retroalimentación honesta y constructiva del empleado saliente.
Utiliza esta retroalimentación para identificar áreas de mejora en la empresa y en el proceso de offboarding.
Seguimiento posterior al Offboarding: Mantener canales abiertos de comunicación con el ex empleado para consultas o posibles colaboraciones futuras.
Utilizar la información obtenida del proceso de offboarding para implementar mejoras en los procesos internos.
4. Entrevistas de salida: qué son y cómo gestionarlas.
Las entrevistas de salida, también conocidas como entrevistas de desvinculación, representan reuniones estructuradas entre el empleado saliente y representantes de la empresa con el fin de recopilar información valiosa sobre la experiencia del empleado y su percepción del tiempo que pasó en la organización.
Las entrevistas de salida tienen varios propósitos clave.
El objetivo principal es obtener información honesta y constructiva sobre la experiencia del empleado en la empresa. Esto incluye aspectos positivos que deben mantenerse y áreas de mejora que podrían haber afectado la experiencia laboral.
Además, estas entrevistas pueden detectar problemas organizativos, de gestión o culturales que podríamos no haberlos visto previamente y que podrían afectar la retención de talento en el futuro si no se abordan adecuadamente.
Por otra parte, los comentarios que hemos recibido en estas entrevistas proporcionan una base sólida para implementar cambios y mejoras en los procesos internos, políticas de recursos humanos, cultura organizacional, entre otros aspectos, con el objetivo de crear un entorno laboral más satisfactorio y productivo para nuestros empleados.
La gestión adecuada de las entrevistas de salida implica varios pasos:
1. Programación adecuada: Es importante que programemos la entrevista cerca de la fecha de salida del empleado, permitiendo suficiente tiempo para que reflexione sobre su experiencia en la empresa.
2. Crea un ambiente abierto y confidencial: Establece un entorno acogedor y confidencial para que el empleado se sienta cómodo compartiendo sus opiniones sin temor a repercusiones.
3. Utiliza preguntas estructuradas: Prepara una lista de preguntas pertinentes que aborden diferentes aspectos de la experiencia del empleado en la empresa.
4. Escucha activamente y toma notas: Permite que el empleado se exprese libremente, demostrando interés genuino y tomando notas para capturar sus comentarios de manera precisa.
5. Muestra agradecimiento y respeto: Agradece al empleado por su tiempo y por compartir su retroalimentación, resaltando la importancia de sus comentarios para el crecimiento de la empresa.
6. Haz un seguimiento de todas las Acciones Posteriores: Analiza la retroalimentación recibida, identifica patrones comunes y toma medidas concretas para abordar los problemas señalados, comunicando cualquier cambio resultante a los empleados si es pertinente.
Ejemplo de procesos de offboarding (tantos positivos como negativos): el caso de Better.com
El caso de Vishal Garg y la empresa de hipotecas Better.com generó mucha notoriedad debido a su controvertido manejo del offboarding y otras acciones relacionadas.
El CEO decidió reunir una mañana a unos 900 empleados (el equivalente al 15% de su plantilla) en una llamada de Zoom y los despidió repentinamente, sin mostrar ningún tipo de remordimientos. Luego comentaría en conversaciones públicas que aquellos despedidos estaban "robando" a la empresa al no cumplir con sus tareas.
Posteriormente, volvió y continuó con otros despidos masivos, sumando 3.000 más.
Estos despidos causaron una ola de críticas hacia la empresa, siendo calificada de poco profesional. Tras esto, varios directivos dimitieron y el CEO se retiró temporalmente para atenuar la crisis.
Sin embargo, al regresar, realizó otra ronda de despidos masivos sin previo aviso a los empleados, quienes se enteraron al ver compensaciones en sus cuentas bancarias. Ni siquiera se les había informado desde la empresa.
Por supuesto, esto afectó a la compañía a nivel financiero. La situación de Better.com se tornó preocupante, con pérdidas mensuales significativas. La empresa argumentó que la inestabilidad en los mercados hipotecarios fue la razón detrás de una tercera tanda de despidos en cinco meses.
La ex vicepresidenta ejecutiva de ventas y operaciones demandó a la empresa y a Garg, acusándolos de proporcionar información engañosa a los inversores sobre las perspectivas financieras.
Las pérdidas contables podrían ser significativas y se espera que Garg venda parte de sus acciones para compensarlas.
El caso de Better.com y Vishal Garg es un ejemplo de un manejo polémico de despidos masivos, así como de problemas financieros y de liderazgo que han generado críticas y demandas hacia la empresa y su CEO.
